WEKO – ein Unternehmen der Software Partners Group

E-Rechnungspflicht
2026 –
Was Ihr Unternehmen
jetzt können muss

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E-Rechnungspflicht
2026 – Was Ihr Unternehmen
jetzt können muss

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1.000+ Unternehmen vertrauen WEKO
Logo von Amefa mit blauem Schriftzug
Logo des Estrel Berlin mit schwarzem Schriftzug
Logo von GMM Pfaudler mit schwarzem Schriftzug und blauem Rahmenelement
Logo der Gläsernen Molkerei mit Schriftzug Bio-Molkerei und Kuhsymbol
Logo von Mobi-Hub mit Schriftzug und Zusatz Autokranvermietung, Schwer- und Tiefladertransporte
Logo von Wasel mit blauem Schriftzug und Zusatz Schwerlastlogistik und Turmdrehkrane
Logo von Campus Berlin mit farbigen geometrischen Formen und Schriftzug
Logo von Kindeswohl-Berlin mit stilisiertem Hausdach und bunten Punkten neben dem Schriftzug
Logo der Hubertus Apotheke mit stilisiertem Hirschkopf und Schriftzug
Logo von Lernidee Erlebnisreisen mit stilisiertem Globus und Schriftzug
Logo der Spielbank Berlin mit rotem Schriftzug und abstraktem Symbol in Rot und Gold
Logo von BINZ mit blauem Schriftzug und horizontalen Linien
Logo von Simpex Hydraulik mit blauem Schriftzug und Globus-Symbol
Logo von Schnitzer mit grauem Schriftzug und Zusatz intelligent ernähren
Logo von Lumics mit blauem Schriftzug und Zusatz Devices for Optical Systems
rkg-gebaeudeservice-logo.png
Logo von Gottfried mit blauem G-Symbol und Schriftzug Rohstoffe für Ihre Keramik
Logo der Innung des Kfz-Gewerbes Berlin mit Fahrzeug-Symbol und blauem Schriftzug
Logo von Karland Agrarprodukte Heichelheim mit grünem Schriftzug und rotem Pfeilsymbol
Logo von copy print mit grauem Schriftzug und orangem Akzent
Logo der fixpunkt gGmbH mit schwarzem Schriftzug und rotem Punkt-Symbol
Logo der JOM Group mit rotem Schriftzug und Zusatz Hybrid Marketing Communication
Logo von Motoren Eckernkamp mit blauem Schriftzug und Motoring-Symbol
Logo von Bäthe Treppen mit grünem Schriftzug und stilisiertem Treppenelement
Logo der Solewelt mit Schriftzug Bad, Sauna und Gesundheit

2025

B2B-Empfangspflicht

2026

Übergangsphase
Prozesse vorbereiten

2027

Versand > 800.000 € Vorjahresumsatz (Papier & PDF nicht mehr zulässig)

2028

Versand für alle
B2B-Unternehmen

2030

ViDA: EU-Digitalreporting

 Jetzt

Empfangspflicht für alle

Für Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, den Empfang und Versand von
E-Rechnungen verlässlich aufzusetzen, interne Prozesse sauber auszurichten und eine rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen.

2027/2028

Die Versandpflicht kommt
in zwei Stufen

Ab 2027 verpflichtend für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen.

Unternehmen sollten die E-Rechnung spätestens ab 2027 als neuen Standard einplanen.

2030

ViDA ist wirksam –
die digitale Meldung
ist Pflicht

Deutsche B2B-Unternehmen kommen an 
E-Rechnung und Peppol nicht mehr vorbei – spätestens mit den nächsten Stufen der
E-Rechnungspflicht und den ViDA-Vorgaben werden E-Rechnung, strukturierter Austausch, Validierung und digitale Meldung zum Standard. Peppol wird dabei zu einem zentralen Baustein der künftigen Rechnungsprozesse.

Warum jetzt handeln?

Die E-Rechnung ist weit mehr als eine reine gesetzliche Pflicht. Sie markiert einen europaweiten Umbruch im Rechnungsaustausch.


In Deutschland und der EU wird die E-Rechnung im B2B-Bereich zum verpflichtenden Standard, wobei PDF-Rechnungen und die manuelle Erfassung von Papier vollständig abgelöst werden. Für mittelständische Unternehmen bedeutet ein frühzeitiger Einstieg Planungssicherheit und einen klaren Wettbewerbsvorteil als zukunftsfähiger Geschäftspartner.
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E-Rechnungspflicht:
Wo steht Ihr Unternehmen heute?
Status in 7 Sekunden

Vier Fragen, eine sofortige Einschätzung.
Den vollständigen Status-Check und weitere zentrale Informationen erhalten Sie in unserem umfassenden Infopaket zur E-Rechnungspflicht.

Frage 01 / 04

Können Sie eingehende E-Rechnungen in ihrer jeweiligen Originalform digital verarbeiten und revisionssicher (GoBD-konform) archivieren?

Frage 02 / 04

Wenn ein Lieferant Ihnen eine
E-Rechnung schickt – läuft die Freigabe ohne Medienbruch durch oder wird sie ausgedruckt?

Frage 03 / 04

Wissen Sie, wann Ihre E-Rechnungs-Versandpflicht greift – 01.01.2027 (Umsatz > 800.000 €) oder 01.01.2028 (alle übrigen)?

Frage 04 / 04

Ist in Ihrem Unternehmen bereits geklärt, wie der verpflichtende Versand technisch umgesetzt werden soll?

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Beantworten Sie die Fragen, um Ihren Readiness-Status zu sehen.

Sichern Sie sich den vollständigen Check mit 9 weiteren kritischen Prüfpunkten.

In unserem kostenfreien Infopaket finden Sie alles, was Sie jetzt zur
E-Rechnungspflicht wissen müssen – praxisnah aufbereitet mit konkreten Anwendungsfällen und einer detaillierten Funktionsübersicht.

Vollen Check im Infopaket sichern →

Wo im Mittelstand Rechnungsprozesse ins Stocken geraten

e-rechnung_prozess

Die E-Rechnung ist oft schon im Unternehmen angekommen – aber nicht im Prozess

Viele mittelständische B2B-Unternehmen können E-Rechnungen zwar empfangen, leiten sie intern jedoch per E-Mail oder Ausdruck weiter und geben sie anschließend manuell frei. Aufwendige Suchprozesse und lange Freigabeschleifen bremsen den Arbeitsalltag aus.

e-rechnung-archiv

E-Rechnungen werden nicht revisionssicher archiviert

E-Rechnungen nur im E-Mail-Postfach zu belassen oder auf dem Server zu speichern, genügt für eine revisionssichere Archivierung nicht. Sie müssen vollständig, unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden, einschließlich aller relevanten Metadaten und Prüfinformationen.

e-rechnung-fehler

Technische und fachliche Fehler bleiben unentdeckt

Die reine Sichtprüfung von E-Rechnungen stößt an ihre Grenzen. Das BMF unterscheidet bei der technischen Prüfung zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Solche Abweichungen lassen sich in XML-Datensätzen manuell kaum noch zuverlässig erkennen.

e-rechnung-medienbruch

Medienbrüche bremsen Freigaben und Zahlungsprozesse

Ohne durchgängig digitale Prüfung und Weiterverarbeitung bleibt im Eingangsrechnungsprozess wertvolles Potenzial ungenutzt. Längere Durchlaufzeiten, weniger Transparenz und mehr manueller Aufwand sind die Folge.

e-rechnung-vida

Digitale Meldepflichten und ViDA werden oft noch unterschätzt

Digitale Meldepflichten und ViDA verändern die Anforderungen an den Rechnungsprozess grundlegend. Jetzt kommt es darauf an, den Rechnungsprozess für E-Rechnungen und die digitale Meldung fit zu machen.

8 Vorteile unserer digitalen
E-Rechnungs-Lösung

Häkchen: Eingangsrechnungsverarbeitung ohne Medienbruch
Eingehende E-Rechnungen aller gängigen Formate empfangen und ohne Medienbruch verarbeiten
Häkchen: Eingangsrechnungsverarbeitung ohne Medienbruch
E-Rechnungen in allen relevanten Standards erstellen und versenden: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X

 

Häkchen: GoBD-konforme, rechtssichere Archivierung von E-Rechnungen

Rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung im Originalformat

Häkchen: Automatische Validierung von E-Rechnungen
Automatische Validierung nach aktueller BMF-Richtlinie
Häkchen: Automatisierung in der Buchhaltung
Bis zu 80 % der wiederkehrenden Prozesse in der Buchhaltung automatisieren
Häkchen: Skonto immer ausgeschöpft

Skontopotenziale konsequent ausschöpfen

Häkchen: Gesetzliche Anforderungen zentral gelöst

Gesetzliche Anforderungen
zentral gelöst

Häkchen: Gesetzliche Anforderungen zentral gelöst

Perfekt integriert in Ihre Arbeitsabläufe: verfügbar für Cloud und On-Premises

Mit WEKO auf eine zukunftssichere Buchhaltung setzen

Empfang, Versand, Validierung, Archivierung und Rechtssicherheit über einen einzigen Service.

Wir machen Ihre Buchhaltung und IT in 90 Tagen E-Rechnungs-ready
– zukunftssicher und integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.

Erstberatung buchen

Das sagen unsere Kunden

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten.“

Ute Hallau, Geschäftsführerin, Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

„Der einfach zu verstehende und durchzuführende Prozess der Rechnungsfreigabe hat uns besonders begeistert.“

Christoph Lueg, ERP-/IT-Administrator, Amefa Stahlwaren GmbH

„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten.“

Wolfgang Hüllenkremer, Qualitäts- und Umweltmanager, WASEL GmbH

„Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen.“

Jürgen Frenzel, Projektmanager, Kindeswohl-Berlin gGmbH

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung.“

Dr. J. Wedler, Inhaber der Hubertus & St. Nikolai Apotheke

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

Anni Lürkens, Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“

Achim Gottfried, Leiter Datenverarbeitung, Adolf Gottfried Tonwerke GmbH

„Die erzielten Prozessoptimierungen sind enorm. Wir sparen vor allem Arbeitszeit und können definitiv effektiver arbeiten. Alle Arbeitsabläufe greifen auf die digitalen Informationen sofort zu. Belege müssen nicht mehr aufwendig gesucht werden. Die Kosten für Papier, Druck und Archiv sind stark gesunken.“

Buchhaltungsleiterin, Hightech / Medizintechnik-Zulieferer

„WEKO hat den Umstieg auf DocuWare erfolgreich umgesetzt und die Eingangsrechnungsverarbeitung vollständig digitalisiert. Statt eines Papierarchivs gibt es nun eine digitale Struktur als Grundlage für weitere automatisierte Prozesse sowie schnelleren Zugriff, weniger Fehler und mehr Übersicht.“

Buchhalter, Medienagentur

„Im Vergleich zu anderen Unternehmen haben wir beim WEKO Business Breakfast gemerkt, wie gut wir bei der Digitalisierung aufgestellt sind und dass wir uns bei WEKO sehr gut aufgehoben fühlen.“

Beate Kleber-Dähn, Buchhalterin, Karland Agrarprodukte GmbH & Co. KG​

„Vor dem Projekt wurden viele Abläufe noch papierbasiert abgewickelt. Es gab zwar bereits ein Dokumentenmanagementsystem, dieses war jedoch stark auf die Produktion ausgerichtet und nicht für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen geeignet.“

Finanzleiter, Software-Dienstleistung
Broschüre mit dem Titel „Infopaket: E-Rechnung“ in Magenta und Dunkelblau auf einem weißen Tisch.

E-Rechnung 2026 –
alle Antworten in einem Dokument

Kostenfrei direkt in Ihr E-Mail-Postfach

Das ist drin:

  • Ausführlicher Status- und Readiness-Check

  • Umfassende Funktionsübersicht

  • Konkrete Praxisbeispiele

  • Unsere 90-Tage-Roadmap für effizientere
    und schnellere E-Rechnungsprozesse
Zertifizierter DocuWare-Partner und Customer Service Champion
DocuWare Diamond Club Member
DocuWare Customer Service Champion
Sage Business Partner Platinum
DocuWare Diamond Club Member
JobRouter Logo mit gelbem Schriftzug und kreisförmigem Symbol
GoBD-konform
DSGVO-konform
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