Digitale Personalakte: 60% weniger Verwaltung

Onboarding

Die digitale Personalakte beginnt, wenn Sie sich für neue Mitarbeitende entscheiden.

Von Vertragsversand über Hardware-Setup bis Einarbeitung: Über automatisierte Workflows und Checklisten koordinieren Sie alle Beteiligten – HR, IT, Fachabteilung.

Digitale Personalakte

Die Basis für automatisierte Prozesse
Alle Dokumente landen automatisch
in der digitalen Personalakte: Verträge, Zeugnisse, Schulungsnachweise...

Aufgabenmanagement

Behalten Sie jederzeit den Überblick
Weisen Sie Aufgaben direkt zu, setzen Sie klare Deadlines und tracken Sie den Fortschritt.

IT: Zugänge einrichten

Erledigt

HR: Willkommens-E-Mail an Tom Schmidt

Fällig heute

Fristenmanagement

Keine Frist mehr verpassen
Vertragslaufzeiten, Probezeiten, Befristungen und Schulungsnachweise im Griff. Automatische Benachrichtigungen sichern die Einhaltung.

Probezeit:
Erinnerung 4 Wochen vor Ablauf

Mitarbeiterportal

Services, die Ihr Team lieben wird
Dokumente hochladen, Mitarbeiterfragebogen ausfüllen – alles digital an einem Ort.

Drag & Drop Führerschein

Abwesenheiten

Urlaub beantragen und genehmigen mit einem Klick.

August 2025

Genehmigt

Zeiterfassung

Arbeitszeiten rechtskonform erfassen
Ob im Homeoffice oder Büro: Arbeitszeiten schnell, einfach und digital erfassen als sichere Daten-grundlage für eine fehlerfreie und pünktliche Lohnabrechnung.

09:00 17:00

Lohn- und Gehaltsschnittstelle

Lohnbuchhaltung ohne Stress: Nahtlose Verbindung zu Sage, DATEV & Co.
Alle Daten zu Stunden, Fehlzeiten und Vertragsänderungen fließen dank Schnittstelle direkt an Ihr Lohnbüro oder in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware.

Stamm

DATEV

Sage

Fristenmanagement

Keine Frist mehr verpassen
Vertragslaufzeiten, Probezeiten, Befristungen und Schulungsnachweise im Griff. Automatische Benachrichtigungen sichern die Einhaltung.

Mitarbeiterportal

Services, die Ihr Team lieben wird
Dokumente verwalten, Lohnnachweise herunterladen – alles an einem Ort per Self-Service.

Drag & Drop AU-Schein

Dashboard & Analytics

Trends erkennen
Mit zentralen Dashboards sehen Sie in Echtzeit, wie sich Headcount, Abwesenheitsquoten und weitere Kennzahlen entwickeln.

+12% YoY

Cross- und Offboarding

Mitarbeiterwechsel, die funktionieren – alle wissen Bescheid, nichts bleibt liegen.

Abteilungen koordinieren

Gestalten Sie Wechsel strukturiert mithilfe effizienter Workflows: Systemzugriffe freigeben oder sperren, Hardware nachverfolgen und die Erstellung aller nötigen Dokumente.

IT: Zugänge

Gesperrt

IT: Hardware

Retourniert

HR: Arbeitszeugnis

Erstellt

Aufgabenmanagement

Behalten Sie jederzeit den Überblick
Weisen Sie Aufgaben direkt zu, setzen Sie klare Deadlines und tracken Sie den Fortschritt.

Vertragsanpassung

Erledigt

Schulung Isabell Müller

Fällig heute

Fristenmanagement

Keine Frist mehr verpassen
Automatische Benachrichtigungen sichern die Einhaltung.

Schulungsnachweis:
Fällig bis zum 30.04.

Audit Ihrer vorhandenen
Prozesse & Systeme

Prozesse, vorhandene Systeme, Schnittstellen: Unser umfassendes Audit erfasst Ihre Arbeitsweise und identifiziert Engpässe. Damit legen wir die Grundlage für Ihre strategische Optimierung.

Soll-Konzept & Lösungs-erstellung

Daraus entsteht ein detailliertes Konzept mit konkreten Optimierungen und messbaren Zielen.
Nach der Analyse wissen Sie genau, welche Technologie zu Ihren Zielen und Prozessen passt. Wir kombinieren das Beste für Sie.

Implementierung

Die technische Umsetzung umfasst
die präzise System-
& Schnittstellen-konfiguration.

Durch den engen Austausch mit Ihren Teams stellen wir sicher, dass jede Anpassung im Arbeitsalltag funktioniert – und das messbar effizienter.

Test & Training

Um einen reibungslosen Betrieb zu sichern, testen wir Ihr System intensiv und schulen Ihre Teams.

Übergabe Live-Betrieb

Die Übergabe erfolgt erst, wenn Ihr Team bestätigt: Es läuft.

4-wöchige Testphase im Live-Betrieb &
Go Live

Start unserer vierwöchigen Testphase im Live-Betrieb mit regelmäßigen Check-in-Meetings. So können wir Anpassungen direkt umsetzen und sicher-stellen, dass alles auch unter Realbedingungen perfekt funktioniert.

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten.

Ute Hallau, Geschäftsführerin Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen.”

Jürgen Frenzel, Projekt Management Kindeswohl-Berlin gGmbH

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung.”

Dr. J. Wedler, Inhaber Hubertus & St. Nikolai Apotheke

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

Anni Lürkens, Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!

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PROJEKTE ABGESCHLOSSEN

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TAGE ERFAHRUNG

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SPEZIALISTEN

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DOKUMENTE DIGITALISIERT

Personalprozesse 60% schneller
– mit Workflows & digitaler Personalakte

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– mit Workflows & digitaler Personalakte

1000+ Unternehmen vertrauen WEKO

Komplexe Prozesse bremsen Ihr Personalteam aus?

Überlassen Sie automatisierten Workflows die zeitraubenden Aufgaben.

Mehr Transparenz. Schnellere Prozesse. Zufriedene Teams.

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