Digitale Vertragsverwaltung: Fristen sichern und Kosten sparen

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Kündigungsfrist verpasst → ungewollte Verlängerung und Mehrkosten

Verstreute Alt- und Kleinstverträge → Fehlende Übersicht: Doppelte Leistungen und laufende Kosten für ungenutzte Services

Leasingverträge ohne Fristenüberwachung → Doppelzahlungen durch ungekündigte Verträge

Ungesteuerte Nachträge → Leistungsumfang erweitert sich ohne Preiserhöhung

Die Kern-Komponenten digitaler Vertragsverwaltung

Zentrale Vertragsakte

Zentrale, strukturierte Verwaltung und revisionssichere Archivierung von Verträgen, Nachträgen, E-Mails, Notizen und Anlagen. Finden in wenigen Klicks statt langer Suche!

Durchgängige digitale Workflows

Entwurf → Prüfung → Freigabe → Verlängerung/Kündigung – klar gesteuert und nachvollziehbar.

Automatische Fristenüberwachung & Eskalationsmanagement

Lückenlose Terminüberwachung mit konfigurierbaren Erinnerungen.

E-Signatur-Integration

Anbieter wie DocuSign/Validated ID sind nahtlos eingebunden; Rückläufe inkl. Audit-Trail werden automatisch archiviert.

Systemanbindung

Nahtlose Einbindung in bestehende Workflows. Schnittstellen zu ERP/HR: 100+ Integrationen z. B. Sage, SAP, DATEV, Microsoft
Dynamics u. a.

Einkauf / Lieferanten

Lieferantenverträge, Rahmenlieferverträge, Einkaufsbedingungen

Vertrieb / Kunden

Kaufverträge, Rahmenverträge, Service-/Wartungsverträge

Projekte

Projekt- & Werkverträge, Bau- &
Dienstleistungsverträge, Nachträge, Change Orders

Facility/Administration

Miet- & Leasingverträge, Wartungs- & Serviceverträge

Finanzen & Versicherungen

Kredit- & Darlehensverträge, Haftpflicht-, Betriebsunterbrechungs- oder Rechtsschutzversicherungen

Partner & Kooperationen

Kooperations- & Partnerverträge, Distributionsverträge, Lizenzverträge

IT & Infrastruktur

Software-Lizenzen, Cloud-/Hosting-Verträge, interne SLAs

Unternehmensführung

Gesellschaftsverträge, Geschäftsführerverträge, Beteiligungen, Gesellschafterbeschlüsse

Personalwesen

Arbeits-, Änderungs-, Zusatzverträge, Aufhebungsverträge, Freelancer-Verträge, NDAs

Recht & Compliance

NDAs, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV),
Compliance-Vereinbarungen

Verträge digital verwalten – so funktioniert's

Erfassen & Verwalten
Prüfen
Verlängern
Unterzeichnen
Archivieren

Erfassen & Verwalten

Verträge erfassen, KI-basiert auslesen und verwalten

Alle Verträge und Vertragsanlagen laufen in einem zentralen System zusammen. Die relevanten Vertragsdaten lesen Sie mit einem Klick aus.

Jeder Vertrag liegt strukturiert ab – mit Historie, Zuständigkeiten, Laufzeiten und Restlaufzeiten. Was früher stundenlange Suche bedeutete, finden Sie jetzt in Sekunden. Geschäftsführung, Bereichsleitung, Einkauf und Controlling behalten jederzeit den vollen Überblick.

Prüfen

Prüf- und Freigabe-Workflows

Automatisierte Freigabe-Workflows mit klar definierten Zuständigkeiten sorgen dafür, dass jeder Schritt nachvollziehbar ist und Freigaben schneller erfolgen.

Strukturierte Prüfungsprozesse mit vollständiger Dokumentation gewährleisten, dass alle Änderungen, Kommentare und Freigaben revisionssicher erfasst werden – für lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Verlängern

Fristen- und Eskalationsmanagement

Dank intelligentem Fristenmanagement mit Erinnerungslogik identifizieren Sie Verlängerungsoptionen rechtzeitig und vermeiden ungewollte Vertragsverlängerungen.

Konfigurierbare Erinnerungen passen sich an Ihre individuellen Prozesse an, während automatische Eskalationen bei kritischen Terminen sicherstellen, dass auch bei Abwesenheiten keine Frist verpasst wird.

Unterzeichnen

Nahtlose E-Signatur-Integration

Integrieren Sie rechtssichere elektronische Signaturen nahtlos in Ihre Vertragsprozesse.

Wählen Sie zwischen zertifizierten Anbietern wie DocuSign oder Validated ID und wickeln Sie Verträge vom Entwurf bis zur Unterzeichnung vollständig digital ab, ohne Medienbrüche.

Alle signierten Dokumente archivieren Sie automatisch mit vollständigem Audit-Trail, der jeden Signaturschritt lückenlos dokumentiert und rechtlich nachweisbar macht.

Archivieren

Verträge revisionssicher nach DSGVO und GoBD archivieren

Sie archivieren alle Verträge, Nachträge und die gesamte Korrespondenz revisionssicher und gesetzeskonform nach GoBD (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit) sowie DSGVO (Datenschutz, Zugriffsschutz) in einem zentralen Dokumenten-Pool.

Mit intelligenten Verknüpfungen zwischen Rahmenverträgen, Nachträgen und Anlagen navigieren Sie transparent und strukturiert durch Ihre gesamte Vertragshierarchie.

Alle Zugriffe, Änderungen und Versionen erfassen und protokollieren Sie lückenlos im vollständigen Audit-Trail

Digitale Vertragsverwaltung in der Praxis – vom Eingang bis zur Signatur

Vertrag kommt an – startklar

Ob per E‑Mail, Scan, manueller oder automatischer Upload: Der Vertrag landet zentral im digitalen Posteingang. Ein Blick genügt, dann startet die One‑Click‑Indexierung – Vertragsart, Partner, Start/Ende und Kündigungsfristen werden ausgelesen. Ein Klick auf „Ablegen“ und der Vertrag liegt revisionssicher & DSGVO‑konform in der zugehörigen digitalen Vertragsakte.

Prüfung – alles Wichtige auf einen Blick

Über „Aufgaben“ wird der Vertrag an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung zugewiesen. Diese erhalten sofort eine Benachrichtigung. Checkliste, Kommentare, Anlagen – Sie finden alles zentral in der digitalen Akte. Entscheidungen sind klar: „Zurück an den Erfasser“, „Ablehnen mit Begründung“ oder „Weiter zur Freigabe“.

Freigabe – nachvollziehbar und mobil

Die Freigabe erfolgt am Desktop oder unterwegs in der Mobile App. Mit dem Freigabestempel werden Zeitpunkt und Kommentar automatisch dokumentiert. Ein Klick auf „Bestätigen“ schließt die Entscheidung ab und führt den Prozess weiter.

E-Signatur – rechtssicher eingebunden

Der Vertrag wird elektronisch signiert (z. B. über DocuSign oder Validated ID). Die Signierenden werden informiert, unterschreiben gemäß eIDAS (einfach/fortgeschritten/qualifiziert) und der signierte Rücklauf mit Audit‑Trail wird automatisch wieder in der digitalen Vertragsakte abgelegt.

Fristen im Griff – bevor es knapp wird

Für jede Akte wird ein Erinnerungsdatum gesetzt (z. B. 90/60/30 Tage vor End- oder Kündigungsfrist). Über „Verträge – Erinnerungsdatum ändern“ lässt sich das Datum jederzeit anpassen. Wenn es soweit ist, wird eine E‑Mail‑Benachrichtigung verschickt – mit Direktlink zur Akte.

Änderungen & Versionen – revisionssicher

Muss im Vertrag etwas angepasst werden, wird die Datei kurz in der gewohnten Office‑App bearbeitet und gespeichert. Zurück im Web‑Client ist sofort die neue Version sichtbar; die alte steht auf „Nicht mehr aktuell“. Optional lässt sich vor Wirksamkeit eine erneute Freigabe anstoßen.

Finden statt suchen – in Sekunden

Die Volltextsuche greift auf Inhalte zu, Parameter filtern nach Bedarf (z. B. Vertragsart, Vertragspartner, Status, Start/Ende, Kündigungsfrist, E-Sign‑Status). Ein Klick auf „Suchen“ – Ergebnisliste, Treffer öffnen, fertig.

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."

Ute Hallau Geschäftsführerin Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“

Achim Gottfried Leiter Datenverarbeitung, Adolf Gottfried Tonwerke GmbH

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”

Jürgen Frenzel Projekt Management Kindeswohl-Berlin gGmbH

„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten.“

Wolfgang Hüllenkremer Qualitäts- und Umweltmanager bei der WASEL GmbH

„Der einfach zu verstehende und durchzuführende Prozess der Rechnungsfreigabe hat uns besonders begeistert.“

Christoph Lueg ERP-/IT-Administrator bei Amefa Stahlwaren GmbH

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”

Dr. J. Wedler Inhaber Hubertus & St. Nikolai Apotheke

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

Anni Lürkens Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

1.

Prozessaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Optimierungspotenziale.

2.

Lösungserstellung

Auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir ein passgenaues Lösungskonzept.

3.

Implementierung

Wir installieren und konfigurieren Ihre digitale Vertragsverwaltung so, dass sie genau auf Ihre Bedürfnisse passt.

4.

Test & Training

Wir testen alle Funktionen und schulen Ihre Key User, damit alles reibungslos läuft.

5.

Übergabe

Wir übergeben Ihre Anwendungen und weisen Ihre Mitarbeiter umfassend ein.

6.

Go-Live

Ihr System geht live – perfekt abgestimmt auf Ihre Prozesse.