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Vertragschaosverbrennt ihr Kapital


durch ungeplante Verlängerungen, Doppelzahlungen
und verpasste Vertragsvorteile

Eine Kündigungsfrist nur knapp verpasst bedeutet oft 12 Monate unnötige Kosten für Leistungen, die Sie gar nicht mehr benötigen.

Verträge in verstreuten Ordnern und E-Mails führen schnell zu Doppelzahlungen.

Leasingverträge laufen ohne Monitoring einfach weiter. Sie zahlen doppelt oder für etwas, dass nicht mehr genutzt wird.

Dienstleister erhöhen Preise oder erweitern Leistungen schleichend. Ohne Kontrolle erhöhen sich Ihre Kosten unbemerkt.

Schluss mit dem Chaosin Ihren Verträgen!

Digitale Vertragsverwaltung – so funktioniert's

Erfassen & Ablegen

Strukturierte Ablage

Jeder Vertrag wird strukturiert erfasst und abgelegt – mit Historie, Zuständigkeiten, Laufzeiten, Restlaufzeiten und zugehörigen Dokumenten. Statt stundenlang zu suchen, finden Sie Verträge in Sekunden.

  • Automatische Klassifizierung von Vertragstypen 
  • Relevante Vertragsdaten mit einem Klick auslesen 
Freigabe-Workflows

Schnellere Prüfung

Workflows mit klar definierten Zuständigkeiten sorgen dafür, dass Freigaben schneller erfolgen und jeder Schritt nachvollziehbar bleibt. Alle Änderungen, Kommentare und Freigaben werden dokumentiert.

  • Automatisierte Workflows inkl. Eskalationsmanagement
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Vertragslaufzeiten & Kosten im Blick

Fristen-Monitor

Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie Verlängerungsoptionen rechtzeitig erkennen und ungewollte Vertragsverlängerungen vermeiden.

  • Rechtzeitig informiert vor Vertragsablauf
  • Keine verpassten Fristen – auch bei Abwesenheit
e-Signatur

Digitale Unterschrift

Wickeln Sie Verträge vollständig digital ab – mit zertifizierten Anbietern wie DocuSign oder Validated ID.

  • eIDAS-konform
  • Ohne Medienbruch
Rechtsicherheit

Langzeitarchiv

Alle Dokumente landen im revisionssicheren, GoBD-konformen Archiv. Dank Volltextsuche finden Sie Ihre Verträge und zugehörigen Anhänge in Sekunden.

  • Alle Zugriffe, Änderungen & Versionen lückenlos dokumentiert
  • Finden in Sekunden

60% schnellere Vertragsprozesse:


Keine Fristen mehr verpassten Dank automatischer Erinnerungen


Freigaben in 5 Minuten Standardisierte Workflows statt E-Mail-Schleifen


Immer die gültige Vertragsfassung Dokumente, Nachträge, Anhänge in Sekunden finden


Klare Verantwortlichkeiten Rollen, Zuständigkeiten, Status & Historie im Blick

Ihr direkter Weg zu messbarem Erfolg

Vom Vertragseingang bis zur revisionssicheren Archivierung:

Mit unserem bewährten Schritt-für-Schritt-System führen wir Sie strukturiert ans Ziel – kosteneffizient und mit voller Transparenz über jede einzelne Phase.

 
1
 

Audit Ihrer vorhandenen 
Prozesse & Systeme


Prozesse, vorhandene Systeme, Schnittstellen: Unser umfassendes Audit erfasst Ihre Arbeitsweise und identifiziert Engpässe. Damit legen wir die Grundlage für Ihre strategische Optimierung.

 

2
 

Soll-Konzept & Lösungs-erstellung


Daraus entsteht ein detailliertes Konzept mit konkreten Optimierungen und messbaren Zielen.
Nach der Analyse wissen Sie genau, welche Technologie zu Ihren Zielen und Prozessen passt. Wir kombinieren das Beste für Sie.

 

3
 

Implementierung


Die technische Umsetzung umfasst
die präzise System-
& Schnittstellen-konfiguration.

Durch den engen Austausch mit Ihren Teams stellen wir sicher, dass jede Anpassung im Arbeitsalltag funktioniert – und das messbar effizienter.

4
 

Test & Training


Um einen reibungslosen Betrieb zu sichern, testen wir Ihr System intensiv und schulen Ihre Teams.

5
 

Übergabe Live Betrieb 


Die Übergabe erfolgt erst, wenn Ihr Team bestätigt: Es läuft.

6
 

4-wöchige Testphase im Live-Betrieb &
Go Live


Start unserer vierwöchigen Testphase im Live-Betrieb mit regelmäßigen Check-in-Meetings. So können wir Anpassungen direkt umsetzen und sicher-stellen, dass alles auch unter Realbedingungen perfekt funktioniert.

Perfekt abgestimmt auf Ihre Prozesse.

Die Kern-Komponenten digitaler Vertragsverwaltung


Zentrale Vertragsakte

Zentrale, strukturierte Verwaltung und revisionssichere Archivierung von Verträgen, Nachträgen, E-Mails, Notizen und Anlagen. Finden in wenigen Klicks statt langer Suche!


Durchgängige digitale Workflows

Entwurf → Prüfung → Freigabe → Verlängerung/Kündigung – klar gesteuert und nachvollziehbar.


Automatische Fristen­überwachung & Eskalationsmanagement

Lückenlose Terminüberwachung mit konfigurierbaren Erinnerungen.


E-Signatur-Integration

Anbieter wie DocuSign/Validated ID sind nahtlos eingebunden; Rückläufe inkl. Audit-Trail werden automatisch archiviert.


Systemanbindung

Nahtlose Einbindung in bestehende Workflows. Schnittstellen zu ERP/HR: 100+ Integrationen z. B. Sage, SAP, DATEV, Microsoft
Dynamics u. a.

Das sagen unsere Kunden

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten.

Ute Hallau, Geschäftsführerin Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen.”

Jürgen Frenzel, Projekt Management Kindeswohl-Berlin gGmbH

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung.”

Dr. J. Wedler, Inhaber Hubertus & St. Nikolai Apotheke

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

Anni Lürkens, Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

Eine digitale Lösung für alle Vertragsarten

Verträge Bestellwesen (Einkauf, Lieferanten)
Einkauf / Lieferanten
Lieferantenverträge, Rahmenlieferverträge, Einkaufsbedingungen
Verträge Vertrieb und Kunden
Vertrieb / Kunden
Kaufverträge, Rahmenverträge, Service-/Wartungsverträge
Projektverträge
Projekte
Projekt- & Werkverträge, Bau- &
Dienstleistungsverträge, Nachträge, Change Orders
Verträge Facility/Administration
Facility/Administration
Miet- & Leasingverträge, Wartungs- & Serviceverträge
Verträge Finanzen / Versicherungen
Finanzen & Versicherungen 
Kredit- & Darlehensverträge, Haftpflicht-, Betriebsunterbrechungs- oder Rechtsschutzversicherungen
Verträge Partner und Kooperationen
Partner & Kooperationen
Kooperations- & Partnerverträge, Distributionsverträge, Lizenzverträge
Verträge IT und Infrastruktur
IT & Infrastruktur
Software-Lizenzen, Cloud-/Hosting-Verträge, interne SLAs
Verträge Geschäfts- / Unternehmensführung
Unternehmensführung
Gesellschaftsverträge, Geschäftsführer­verträge, Beteiligungen, Gesellschafterbeschlüsse
Verträge Personalwesen
Personalwesen
Arbeits-, Änderungs-, Zusatzverträge, Aufhebungsverträge, Freelancer-Verträge, NDAs
 
Verträge Rechtswesen
Recht & Compliance
NDAs, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV),
Compliance-Vereinbarungen

Verträge & Kosten unter Kontrolle?

Erleben Sie, wie digitale Vertragsverwaltung Transparenz schafft und Kosten spart.

FAQs zur digitalen Vertragsverwaltung

Was ist digitale Vertragsverwaltung?

Digitale Vertragsverwaltung bezeichnet die elektronische Abwicklung des gesamten Vertragslebenszyklus. Statt papierbasierter Ablage werden Verträge digital erstellt, geprüft, freigegeben, unterzeichnet und archiviert – zentral in einem System. Das ermöglicht schnellere Prozesse, automatische Fristenüberwachung und revisionssichere Nachvollziehbarkeit.

Welche Vorteile bringt die digitale Vertragsverwaltung?

Bis zu 60% schnellere Vertragsprozesse, keine verpassten Fristen, vollständige Transparenz über alle Verträge, automatisierte Workflows, revisionssichere Archivierung, schnellere Suche (Sekunden statt Stunden), reduzierte Rechtsrisiken und ortsunabhängiger Zugriff.

Welche Vertragsarten kann ich mit der digitalen Vertragsakte verwalten?

Die digitale Vertragsakte von WEKO eignet sich für alle relevanten Vertragsarten im Mittelstand: Personalverträge (Arbeitsverträge, Gehaltsvereinbarungen), Lieferantenverträge, Kundenverträge, Mietverträge, Versicherungsverträge, Leasingverträge, Wartungsverträge und projektbezogene Vereinbarungen.

Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?

Die digitale Vertragsverwaltung richtet sich an Unternehmen, die Transparenz und Kontrolle über ihre Verträge gewinnen möchten. Besonders profitieren Geschäftsführer, Administration und Verwaltung, Einkauf, Vertrieb, Controlling und HR-Abteilungen, die Fristen sichern und Prozesse beschleunigen wollen.

Wie funktioniert die automatische Fristenüberwachung?

Unsere Lösung für digitales Vertragsmanagement erkennt Kündigungs-, Verlängerungs- und Prüftermine automatisch und sendet rechtzeitig Erinnerungen an die zuständigen Personen. Bei Abwesenheiten greifen Vertretungsregelungen, automatische Eskalationen verhindern, dass Fristen verpasst werden.

Kann ich elektronische Signaturen nutzen?

Ja, unser System zur digitalen Vertragsverwaltung integriert zertifizierte E-Signatur-Anbieter wie DocuSign oder Validated ID. Verträge können vollständig digital vom Entwurf bis zur rechtskonformen Unterzeichnung abgewickelt werden – ohne Medienbrüche.

Finde ich Verträge schnell wieder?

Dank Volltextsuche und individuell konfigurierbaren Metadatenfeldern (Vertragsart, Status, Laufzeit, Kostenstelle) finden Sie Verträge in Sekunden. Intelligente Verknüpfungen zwischen Rahmenverträgen, Nachträgen und Anlagen ermöglichen die transparente Navigation durch die gesamte Vertragshierarchie.

Werden Freigabe-Workflows unterstützt?

Ja, unsere Software zur digitalen Vertragsverwaltung steuert den gesamten Freigabeprozess automatisiert. Sie definieren Zuständigkeiten, Prüfschritte und Genehmigungsebenen individuell. Alle Änderungen, Kommentare und Freigaben werden lückenlos dokumentiert.

Ist die Archivierung rechtssicher?

Ja, die digitale Vertragsakte archiviert revisionssicher nach GoBD (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit) und DSGVO (Datenschutz, Zugriffsschutz). Alle Zugriffe, Änderungen und Versionen werden im vollständigen Audit-Trail protokolliert.

Wer hat Zugriff auf welche Verträge?

Sie definieren granulare Zugriffsrechte: Nur autorisierte Mitarbeiter sehen relevante Verträge. Das System protokolliert jeden Zugriff lückenlos.

Kann Ihre Lösung für digitales Vertragsmanagement in Bestandssysteme integriert werden?

Ja, unsere Lösung lässt sich über vorhandene Schnittstellen nahtlos in bestehende Systeme (ERP, Finanzsoftware, Personalverwaltung) integrieren.