Perfekt organisiert: Dokumenten-
management mit System

Ein Dokumentenmanagementsystem sammelt im zentralen digitalen Posteingang alle Dokumente an einem Ort – unabhängig vom Format. Mit nur einem Klick archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher und sorgen sofort für Rechtssicherheit sowie eine klar strukturierte Ablage.

Dank leistungsfähiger Suche finden Sie jedes Dokument in Sekunden

Das System übernimmt für Sie:

✓ E-Mails & Anhänge rechtskonform archivieren
✓ E-Rechnungen automatisch auslesen und ablegen
✓ Dokumente einfach per Drag & Drop archivieren
✓ Direktimport mit automatischer Ablage
✓ Protokollierung & Versionierung für vollständige Nachvollziehbarkeit
✓ Zugriffskontrolle mit Rechteverwaltung
Automatisierte Workflows und Freigabeprozesse

Mit DocuWare Dokumente gesetzeskonform archivieren und in Sekundenschnelle finden.

Auditbereit auf Knopfdruck. Digitale Workflows. Planbare Kosten.
Wir zeigen unsere Lösung live.

Unternehmen, die WEKO vertrauen

Glücklicher Kunde - RK Gebäudeservice
Glücklicher Kunde - promotec-medizintechnik
Glücklicher Kunde - Kindeswohl-Berlin
Glücklicher Kunde - Mobi-Hub
Glücklicher Kunde - Hubertus-Apotheke
Glücklicher Kunde: Lernidee ErlebnisReisen
Glücklicher Kunde: Estrel Hotel Berlin
Glücklicher Kunde: Adolf Gottfried Tonwerke GmbH
Glücklicher Kunde: WASEL GmbH – Schwerlastlogistik und Turmdrehkrane

Nahtlos integriert

Daten und Dokumente ohne Systembrüche managen

Sagen Sie Tschüss zu Insellösungen und Spaghettiprozessen.

Unsere Dokumentenmanagement-Lösungen fügen sich reibungslos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein – ob Outlook, ERP-, FiBu- oder CRM-System.

  • Keine doppelten Datenbestände – Stammdaten und Dokumente sind synchronisiert und immer aktuell.
  • Kein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Systemen: alles an einem Ort.
  • Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse und direkte Datenverknüpfung.

Sie möchten eine Beratung zu unseren Schnittstellenlösungen? Sprechen Sie uns an! Ob Sage, DATEV, Hamburger Software, Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV oder weitere – wir bieten die passende Schnittstelle.

Spaghettiprozesse gehören mit den Schnittstellen von WEKO der Vergangenheit an
Mehr Effizienz und Automatisierung auf Knopfdruck mit einem DMS

Intelligente Dokumentenverarbeitung & Automatisierung – fit für die Zukunft

Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre gesamten Dokumentenprozesse – von der Erfassung und Verarbeitung über die Freigabe bis hin zur Fristenüberwachung.

  • Schnellere Durchlaufzeiten: Digitale Workflows ersetzen manuelle Tätigkeiten wie das Erfassen und Zuordnen Ihrer Dokumente, Auslesen & Abgleich von Daten, Weiterleitungen oder das Einholen von Freigaben. 
  • Freigabe-Workflows ersetzen mühseliges E-Mail-Ping-Pong.
  • Automatische Erinnerungen: Nie wieder abgelaufene Verträge, Zertifikate oder versäumte Fristen – dank automatischer Erinnerungen.

Erfolgsgeschichten
Schluss mit Zettelwirtschaft & Excel-Drama

Die RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG hat mit WEKO ihre papierbasierten Prozesse erfolgreich digitalisiert und  Systeme optimal vernetzt.

Geschäftsführer und langjähriger WEKO-Partner André Nauroschat berichtet:
„Der größte Erfolg war die Einführung von DocuWare – eine Lösung, die uns allen den gleichen Wissensstand sichert, Papier und Archivfläche spart und Fehlerquellen zuverlässig ausschließt.“

Das sagen unsere Kunden

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."

Ute Hallau Geschäftsführerin Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“

Achim Gottfried Leiter Datenverarbeitung, Adolf Gottfried Tonwerke GmbH

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”

Jürgen Frenzel Projekt Management Kindeswohl-Berlin gGmbH

„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten.“

Wolfgang Hüllenkremer Qualitäts- und Umweltmanager bei der WASEL GmbH

„Der einfach zu verstehende und durchzuführende Prozess der Rechnungsfreigabe hat uns besonders begeistert.“

Christoph Lueg ERP-/IT-Administrator bei Amefa Stahlwaren GmbH

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”

Dr. J. Wedler Inhaber Hubertus & St. Nikolai Apotheke

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

Anni Lürkens Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

Ihre WEKO-Erfolgsbausteine


30 Jahre Mittelstands-Expertise für messbare Digitalisierungserfolge

✓ Klare Strategie & bewährte Prozesse

Individuelle Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement – zugeschnitten auf Ihre Prozesse.

✓ Persönliche Experten-Begleitung

Fachwissen und individuelle Beratung von der Analyse bis zum GoLive.

✓ Effizienz durch Automatisierung 

Weniger manuelle Prozesse, mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Sie haben Fragen? Wir beantworten sie gerne.


Buchen Sie Ihre individuelle Beratung und schildern Sie uns Ihr Anliegen.

Praxisnahe Beratung durch Experten
Sie sprechen mit Fachleuten, die täglich Dokumentenmanagement-Lösungen erfolgreich umsetzen. Wir zeigen Ihnen konkrete Möglichkeiten und geben praxisnahe Einblicke, wie Automatisierung Ihre Prozesse effizienter gestalten kann.

Individuelle Analyse Ihrer Prozesse
Wir analysieren Ihre Dokumentenabläufe gemeinsam und identifizieren gezielt Automatisierungspotenziale. Statt Standardlösungen entwickeln wir Ansätze, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind.



Ihr individueller Fahrplan: In 6 Schritten zum digitalen Dokumenten-
management


Leitfaden inkl. Checkliste

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher!

STOPPEN SIE:
❌ Aufwändiges Suchen nach Dokumenten
❌ Zeit- und kostenintensive manuelle Prozesse

❌ Hohe Fehlerquote bei der Datenübertragung
❌ Datensicherheitsrisiken

Unser Leitfaden beantwortet diese und weitere Fragen:

  • Wie viel Zeit und Geld kann Ihr Unternehmen durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sparen?
  • Welche Schritte sind für eine effiziente Einführung eines DMS erforderlich und wie hilft unsere Checkliste dabei?

Nach Ausfüllen des Formulars & Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie unseren Leitfaden direkt per E-Mail zugeschickt.

Leitfaden kostenfrei herunterladen

Vorteile eines DMS-Systems auf einen Blick

Kosten- & Zeiteinsparungen

Automatisierte Workflows und digitale Archivierung reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.


Revisionssicherheit & Datensicherheit

Revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente. Zugriffskontrollen gewährleisten den Schutz sensibler Informationen. 

Leistungsfähige Schnittstellen

Nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Office 365, ERP- und CRM-Lösungen verbessert die Effizienz und Transparenz.

Nachhaltigkeit

Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und tragen Sie aktiv zum Umweltschutz bei.

So funktioniert die Zusammenarbeit
mit WEKO

Wir hören zu und entwickeln genau das, was Sie brauchen.

Nahtlose Integration
Egal ob FiBu, ERP, CRM, HR oder andere Systeme – wir sorgen für eine perfekte Verbindung.

Erfahrung & Expertise
Mit 30 Jahren am Markt wissen wir, was funktioniert – und was nicht.

Persönliche Begleitung
Wir sind an Ihrer Seite – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen GoLive.

In 3 Schritten zur kostenfreien
Erstberatung

 

1. Wunschtermin auswählen
 
2. Ihre Kontaktdaten eingeben
 
3. Absenden


Ihre Terminbestätigung wird per E-Mail zugeschickt.

 

Im Vergleich

Digitales Dokumentenmanagement vs. Papierarchiv & Netzlaufwerk

Papierarchiv

  • Dokumentensuche (langsam, manuell)
  • Zugriffsrechte & Sicherheit (begrenzt, physischer Zugang nötig)
  • Automatische Archivierung
  • Rechtliche Konformität: GoBD (schwer zu gewährleisten)
  • Platzbedarf (hoch)
  • Kosten für Archivierung (hoch durch Lagerkosten)
  • Schnelligkeit des Zugriffs (langsam, physische Suche nötig)
  • Backup & Wiederherstellung (aufwändig, fehleranfällig)
  • Integration mit ERP-/CRM-Systemen
  • Mobile Verfügbarkeit
  • Kollaborationsfunktionen

Netzlaufwerk

  • Zugriffsrechte & Sicherheit (eingeschränkt; manuelle Rechteverwaltung)
  • Platzbedarf (moderat; abhängig von Hardware)
  • Kosten für Archivierung (moderat; abhängig von Hardware)
  • Schnelligkeit des Zugriffs (schnell bis langsam; abhängig von Organisation und Struktur)
  • Backup & Wiederherstellung
  • Dokumentensuche (langsam, manuell)
  • Automatische Archivierung
  • Rechtliche Konformität (schwer zu gewährleisten)
  • Integration mit ERP-/CRM-Systemen
  • Mobile Verfügbarkeit
  • Kollaborationsfunktionen

Wie digital ist Ihr Unternehmen?

Viele Unternehmen kämpfen noch immer mit manuellen Prozessen. Doch Digitalisierung ist längst kein Luxus mehr – sie ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Schnellere Prozesse dank automatisierter Dokumentenablage und -verarbeitung.
Signifikante Kostenersparnis durch weniger manuelle Fehler und weniger Verwaltungsaufwand.
Maximale Flexibilität dank ortsunabhängigem Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente.

Unser Leitfaden hilft bei den ersten Schritten:

Über WEKO:
Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!

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