Endlich Schluss mit dem
Papierchaos: Digital in
nur 90 Tagen
✓ Dokumente auf Knopfdruck
✓ Automatisierte Workflows statt E-Mail-Pingpong
✓ Rechtskonforme Archivierung & Audit-Sicherheit
✓ Digitales Dokumentenmanagement für den Mittelstand
Endlich Schluss mit dem
Papierchaos: Digital in nur
90 Tagen
✓ Dokumente auf Knopfdruck finden
✓ Automatisierte Workflows statt E-Mail-Pingpong
✓ Rechtskonforme Archivierung & Audit-Sicherheit
✓ In 90 Tagen produktiv






Perfekt organisiert: Dokumenten-
management mit System
Ein Dokumentenmanagementsystem sammelt im zentralen digitalen Posteingang alle Dokumente an einem Ort – unabhängig vom Format. Mit nur einem Klick archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher und sorgen sofort für Rechtssicherheit sowie eine klar strukturierte Ablage.
Dank leistungsfähiger Suche finden Sie jedes Dokument in Sekunden,
Das System übernimmt für Sie:
✓ E-Mails & Anhänge rechtskonform archivieren
✓ E-Rechnungen automatisch auslesen und ablegen
✓ Dokumente einfach per Drag & Drop archivieren
✓ Direktimport mit automatischer Ablage
✓ Protokollierung & Versionierung für vollständige Nachvollziehbarkeit
✓ Zugriffskontrolle mit Rechteverwaltung
✓ Automatisierte Workflows und Freigabeprozesse

Auditbereit auf Knopfdruck. Digitale Workflows. Planbare Kosten.
Wir zeigen unsere Lösung live.
Unternehmen, die WEKO vertrauen








Nahtlos integriert
Daten und Dokumente ohne Systembrüche managen
Sagen Sie Tschüss zu Insellösungen und Spaghettiprozessen.
Unsere Dokumentenmanagement-Lösungen fügen sich reibungslos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein – ob Outlook, ERP-, FiBu- oder CRM-System.
- Keine doppelten Datenbestände – Stammdaten und Dokumente sind synchronisiert und immer aktuell.
- Kein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Systemen: alles an einem Ort.
- Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse und direkte Datenverknüpfung.
Sie möchten eine Beratung zu unseren Schnittstellenlösungen? Sprechen Sie uns an! Ob Sage, DATEV, Hamburger Software, Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV oder weitere – wir bieten die passende Schnittstelle.


Intelligente Dokumentenverarbeitung & Automatisierung – fit für die Zukunft
Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre gesamten Dokumentenprozesse – von der Erfassung und Verarbeitung über die Freigabe bis hin zur Fristenüberwachung.
- Schnellere Durchlaufzeiten: Digitale Workflows ersetzen manuelle Tätigkeiten wie das Erfassen und Zuordnen Ihrer Dokumente, Auslesen & Abgleich von Daten, Weiterleitungen oder das Einholen von Freigaben.
- Freigabe-Workflows ersetzen mühseliges E-Mail-Ping-Pong.
- Automatische Erinnerungen: Nie wieder abgelaufene Verträge, Zertifikate oder versäumte Fristen – dank automatischer Erinnerungen.
Erfolgsgeschichten
Schluss mit Zettelwirtschaft & Excel-Drama
Die RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG hat mit WEKO ihre papierbasierten Prozesse erfolgreich digitalisiert und Systeme optimal vernetzt.
Geschäftsführer und langjähriger WEKO-Partner André Nauroschat berichtet:
„Der größte Erfolg war die Einführung von DocuWare – eine Lösung, die uns allen den gleichen Wissensstand sichert, Papier und Archivfläche spart und Fehlerquellen zuverlässig ausschließt.“
Das sagen unsere Kunden
„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."
„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“
"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”
„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten.“
„Der einfach zu verstehende und durchzuführende Prozess der Rechnungsfreigabe hat uns besonders begeistert.“
„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”
„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“
Ihre WEKO-Erfolgsbausteine
30 Jahre Mittelstands-Expertise für messbare Digitalisierungserfolge
✓ Klare Strategie & bewährte Prozesse
Individuelle Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement – zugeschnitten auf Ihre Prozesse.
✓ Persönliche Experten-Begleitung
Fachwissen und individuelle Beratung von der Analyse bis zum GoLive.
✓ Effizienz durch Automatisierung
Weniger manuelle Prozesse, mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Sie haben Fragen? Wir beantworten sie gerne.
Buchen Sie Ihre individuelle Beratung und schildern Sie uns Ihr Anliegen.
Praxisnahe Beratung durch Experten
Sie sprechen mit Fachleuten, die täglich Dokumentenmanagement-Lösungen erfolgreich umsetzen. Wir zeigen Ihnen konkrete Möglichkeiten und geben praxisnahe Einblicke, wie Automatisierung Ihre Prozesse effizienter gestalten kann.
Individuelle Analyse Ihrer Prozesse
Wir analysieren Ihre Dokumentenabläufe gemeinsam und identifizieren gezielt Automatisierungspotenziale. Statt Standardlösungen entwickeln wir Ansätze, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind.
Ihr individueller Fahrplan: In 6 Schritten zum digitalen Dokumenten-
management
Leitfaden inkl. Checkliste
Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher!
STOPPEN SIE:❌ Aufwändiges Suchen nach Dokumenten
❌ Zeit- und kostenintensive manuelle Prozesse
❌ Hohe Fehlerquote bei der Datenübertragung
❌ Datensicherheitsrisiken
Unser Leitfaden beantwortet diese und weitere Fragen:
- Wie viel Zeit und Geld kann Ihr Unternehmen durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sparen?
- Welche Schritte sind für eine effiziente Einführung eines DMS erforderlich und wie hilft unsere Checkliste dabei?
Nach Ausfüllen des Formulars & Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie unseren Leitfaden direkt per E-Mail zugeschickt.
Leitfaden kostenfrei herunterladen
Vorteile eines DMS-Systems auf einen Blick
Kosten- & Zeiteinsparungen
Automatisierte Workflows und digitale Archivierung reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
Revisionssicherheit & Datensicherheit
Revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente. Zugriffskontrollen gewährleisten den Schutz sensibler Informationen.
Leistungsfähige Schnittstellen
Nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Office 365, ERP- und CRM-Lösungen verbessert die Effizienz und Transparenz.
Nachhaltigkeit
Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und tragen Sie aktiv zum Umweltschutz bei.
So funktioniert die Zusammenarbeit
mit WEKO
WEKO verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und vereint tiefgehende Expertise in ERP-, HR- und Enterprise Content Management-Systemen. Als zertifizierter Partner für Sage, DocuWare und JobRouter verbinden wir Systeme wie Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement und Workflowsteuerung zu einer durchgängigen, verlässlichen Prozesslandschaft.
Wir hören zu und entwickeln genau das, was Sie brauchen.
Nahtlose Integration
Egal ob FiBu, ERP, CRM, HR oder andere Systeme – wir sorgen für eine perfekte Verbindung.
Erfahrung & Expertise
Mit 30 Jahren am Markt wissen wir, was funktioniert – und was nicht.
Persönliche Begleitung
Wir sind an Ihrer Seite – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen GoLive.
1.
Prozessaufnahme
Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Optimierungspotenziale.
2.
Lösungserstellung
Auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir ein passgenaues Lösungskonzept.
3.
Implementierung
Wir installieren und konfigurieren Ihre Systeme und Prozesse so, dass sie genau auf Ihre Bedürfnisse passen.
4.
Test & Training
Wir testen alle Funktionen und schulen Ihre Key User, damit alles reibungslos läuft.
5.
Übergabe
Wir übergeben Ihre Anwendungen und weisen Ihre Mitarbeiter umfassend ein.
6.
GoLive
Ihr System geht live – perfekt abgestimmt auf Ihre Prozesse.
In 3 Schritten zur kostenfreien
Erstberatung
1. Wunschtermin auswählen
2. Ihre Kontaktdaten eingeben
3. Absenden
Ihre Terminbestätigung wird per E-Mail zugeschickt.
Im Vergleich
Digitales Dokumentenmanagement vs. Papierarchiv & Netzlaufwerk
Papierarchiv
-
Dokumentensuche (langsam, manuell)
-
Zugriffsrechte & Sicherheit (begrenzt, physischer Zugang nötig)
-
Automatische Archivierung
-
Rechtliche Konformität: GoBD (schwer zu gewährleisten)
-
Platzbedarf (hoch)
-
Kosten für Archivierung (hoch durch Lagerkosten)
-
Schnelligkeit des Zugriffs (langsam, physische Suche nötig)
-
Backup & Wiederherstellung (aufwändig, fehleranfällig)
-
Integration mit ERP-/CRM-Systemen
-
Mobile Verfügbarkeit
-
Kollaborationsfunktionen
Digitales Dokumenten Management
-
Dokumentensuche (schnell durch Metadaten & Volltextsuche)
-
Zugriffsrechte & Sicherheit (detaillierte Zugriffssteuerung, rollenbasierte Berechtigungen, höchste Datensicherheit)
-
Automatische Archivierung
-
Rechtliche Konformität: GoBD- und DSGVO-konform
-
Platzbedarf (gering; digitale Speicherung)
-
Kosten für Archivierung (gering; digitale Speicherung)
-
Schnelligkeit des Zugriffs (schnell, digitaler Zugriff)
-
Backup & Wiederherstellung (einfach; automatische Backups)
-
Integration mit ERP-/CRM-Systemen
-
Mobile Verfügbarkeit (Zugriff über App & Web)
-
Kollaborationsfunktionen (unterstützt Workflows & gleichzeitiges Bearbeiten)
Netzlaufwerk
-
Zugriffsrechte & Sicherheit (eingeschränkt; manuelle Rechteverwaltung)
-
Platzbedarf (moderat; abhängig von Hardware)
-
Kosten für Archivierung (moderat; abhängig von Hardware)
-
Schnelligkeit des Zugriffs (schnell bis langsam; abhängig von Organisation und Struktur)
-
Backup & Wiederherstellung
-
Dokumentensuche (langsam, manuell)
-
Automatische Archivierung
-
Rechtliche Konformität (schwer zu gewährleisten)
-
Integration mit ERP-/CRM-Systemen
-
Mobile Verfügbarkeit
-
Kollaborationsfunktionen
Wie digital ist Ihr Unternehmen?
Viele Unternehmen kämpfen noch immer mit manuellen Prozessen. Doch Digitalisierung ist längst kein Luxus mehr – sie ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Schnellere Prozesse dank automatisierter Dokumentenablage und -verarbeitung.
Signifikante Kostenersparnis durch weniger manuelle Fehler und weniger Verwaltungsaufwand.
Maximale Flexibilität dank ortsunabhängigem Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente.
Unser Leitfaden hilft bei den ersten Schritten:
Über WEKO:
Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!


