Mit einem DMS perfekt organisiert

Dokumente strukturiert
ablegen & archivieren

Ihr digitaler Posteingang sammelt alle Dokumente an einem zentralen Ort – unabhängig vom Format. Mit nur einem Klick archivieren Sie Ihre Unterlagen revisionssicher und sorgen für Rechtssicherheit und eine klar strukturierte Ablage.

✅ E-Mails & Anhänge direkt ins System übernehmen & ablegen.

✅ Drag & Drop – Dokumente einfach archivieren.

✅ Direktimport & automatische Ablage Ihrer Dokumente.

✅ KI-basiertes Datenauslesen: Vertrags- oder Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und verarbeitet. Kein manuelles Abtippen mehr!

Dank leistungsfähiger Suche finden Sie jedes Dokument in Sekunden statt mühsam danach zu suchen.

DMS: Mit Ihrem digitalen Posteingang perfekt organisiert

Unsere Bausteine für Ihren messbaren Erfolg


Klarheit, Strategie & bewährte Prozesse
Erfahren Sie, welche Schritte Sie gehen müssen, um Ihr Dokumentenmanagement effizient zu digitalisieren und zu optimieren. Wir hören zu und entwickeln die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen passt.


Persönliche Experten-Begleitung
Setzen Sie auf unser Fachwissen und eine individuelle Beratung.

Effizientes Dokumentenmanagement
Schnellere Prozesse
dank automatisierter Dokumentenablage und -verarbeitung.

Signifikante Kostenersparnis durch weniger Verwaltungsaufwand und weniger manuelle Fehler.
Maximale Flexibilität durch ortsunabhängigem Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente.

 

 

Ihr individueller Fahrplan: In 6 Schritten zum digitalen Dokumenten-
management


Leitfaden inkl. Checkliste

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher!

STOPPEN SIE:
❌ Aufwändiges Suchen nach Dokumenten
❌ Zeit- und kostenintensive manuelle Prozesse
❌ Hohe Fehlerquote bei der Datenübertragung
❌ Datensicherheitsrisiken

Unser Leitfaden beantwortet diese und weitere Fragen:

  • Wie viel Zeit und Geld kann Ihr Unternehmen durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sparen?
  • Welche Schritte sind für eine effiziente Einführung eines DMS erforderlich und wie hilft unsere Checkliste dabei?

Jetzt das Formular ausfüllen und alle Informationen erhalten, die Sie zur Einführung eines DMS benötigen. Nach Ausfüllen des Formulars & Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie unseren Leitfaden direkt per E-Mail zugeschickt.

Leitfaden kostenfrei herunterladen

Ihr digitales Archiv: revisionssicher & rechtskonform

Dokumente sicher ablegen: GoBD- & DSGVO-konform

In vielen Unternehmen liegen Dokumente verstreut auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder als Papier vor – das führt zu Chaos, langem Suchen und Fehlern bei der rechtskonformen Archivierung. Und genau das kann teuer werden!

Mit einem Dokumentenmanagement-System legen Sie Dokumente sicher und 100% GoBD- & DSGVO-konform ab.

Revisionssicher & nachvollziehbar – Jede Änderung wird automatisch protokolliert.

Maximale Datensicherheit – Kein Datenverlust, keine Manipulation.

Strenge Zugriffskontrollen – Nur autorisierte Personen sehen vertrauliche Dokumente.

Steuerprüfung? Sie haben alles im Griff! – Alle relevanten Unterlagen sind rechtskonform abgelegt und per Klick aufrufbar.

Nahtlos integriert

Daten und Dokumente  ohne Systembrüche managen

Sagen Sie Tschüss zu Insellösungen und Spaghettiprozessen.

Unsere Dokumentenmanagement-Lösungen fügen sich reibungslos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein – ob Outlook, ERP-, FiBu- oder CRM-System.

  • Keine doppelten Datenbestände – alle Dokumente sind synchronisiert und immer aktuell.
  • Kein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Systemen: Alles an einem Ort.
  • Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse und direkte Datenverknüpfung.

Sie möchten eine Beratung zu unseren Schnittstellenlösungen? Sprechen Sie uns an! Ob Sage, DATEV, Hamburger Software, Microsoft Dynamics AX oder Microsoft Dynamics NAV – wir bieten die passende Schnittstelle.

Das beste Mittel gegen Dokumentenchaos und komplexe Prozesse – digitales Dokumentenmanagement mit einem DMS!
Leitfaden jetzt herunterladen!
Automatisierung auf Knopfdruck mit einem DMS

Intelligente Dokumentenverarbeitung & Automatisierung auf Knopfdruck

Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre gesamten Dokumentenprozesse mit unseren Dokumentenmanagement-Lösungen – von der Erfassung, Verarbeitung über die Freigabe bis hin zur Fristenüberwachung.

  • Schnellere Durchlaufzeiten: Digitale Workflows ersetzen manuelle Tätigkeiten wie das Erfassen und Zuordnen Ihrer Dokumente, Auslesen & Abgleich von Daten, Weiterleitungen oder das Einholen von Freigaben. 
  • Automatische Erinnerungen: Nie wieder abgelaufene Verträge, Zertifikate oder versäumte Fristen – dank automatischer Erinnerungen.

Sie haben Fragen? Wir beantworten Sie gerne.


Buchen Sie unkompliziert Ihre individuelle Beratung und schildern Sie uns Ihr Anliegen.

Praxisnahe Beratung durch Experten
Sie sprechen mit Fachleuten, die täglich Dokumentenmanagement-Lösungen erfolgreich umsetzen. Wir zeigen Ihnen konkrete Möglichkeiten und geben praxisnahe Einblicke, wie Automatisierung Ihre Prozesse effizienter gestalten kann.

Individuelle Analyse Ihrer Prozesse
Wir analysieren Ihre Dokumentenabläufe gemeinsam und identifizieren gezielt Automatisierungspotenziale. Statt Standardlösungen entwickeln wir Ansätze, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind.

Der größte Erfolg in der Zusammenarbeit mit WEKO war die Einführungen von DocuWare...

was uns ermöglicht, mit allen Mitarbeitern auf den gleichen Wissensstand zuzugreifen. Papier, Archivräume und Archivfläche zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen!

André Nauroschat 
Geschäftsführer RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG
Referenz WEKO | RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG

Unser 6-Schritte-Plan zur DMS-Einführung


So funktioniert die Zusammenarbeit mit WEKO

Wir hören zu und entwickeln genau das, was Sie brauchen.

Nahtlose Integration
Egal ob ERP, CRM oder andere Systeme – wir sorgen für eine perfekte Verbindung.

Erfahrung & Expertise
Mit 30 Jahren am Markt wissen wir, was funktioniert – und was nicht.

Persönliche Begleitung
Wir sind an Ihrer Seite – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen GoLive.

Das sagen unsere Kunden

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”

Dr. J. Wedler Inhaber Hubertus Apotheke

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."

Ute Hallau Geschäftsführerin MOBI-HUB

“Die Aufgabenstellung hat WEKO nach all unseren Kriterien sehr Zufriedenstellend erfüllt. Die Anpassung der internen Prozesse in der Sage 100 wurden hervorragend umgesetzt. Ein Projekt dieser Art würden wir deshalb jederzeit wieder mit der WEKO abwickeln wollen, da die Zuverlässigkeit absolut überzeugen konnte. Dementsprechend würde ich auch weitere Leistungen sofort in Anspruch nehmen, sobald diese für uns akut werden.”

Mike Horney Promotec Medizintechnik

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”

Jürgen Frenzel Projekt Management Kindeswohl Berlin

“Der Größte Erfolg in der Zusammenarbeit mit WEKO war die Einführungen von DocuWare...was uns ermöglicht, mit allen Mitarbeitern auf dem gleichen Wissenstand zuzugreifen. Papier, Archivräume, Archivfläche zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen!”

André Nauroschat Geschäftsführer RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG

Im Vergleich

Digitales Dokumentenmanagement vs. Papierarchiv & Netzlaufwerk

Papierarchiv

  • Dokumentensuche (langsam, manuell)
  • Zugriffsrechte & Sicherheit (begrenzt, physischer Zugang nötig)
  • Automatische Archivierung
  • Rechtliche Konformität: GoBD (schwer zu gewährleisten)
  • Platzbedarf (hoch)
  • Kosten für Archivierung (hoch durch Lagerkosten)
  • Schnelligkeit des Zugriffs (langsam, physische Suche nötig)
  • Backup & Wiederherstellung (aufwändig, fehleranfällig)
  • Integration mit ERP-/CRM-Systemen
  • Mobile Verfügbarkeit
  • Kollaborationsfunktionen

Netzlaufwerk

  • Zugriffsrechte & Sicherheit (eingeschränkt; manuelle Rechteverwaltung)
  • Platzbedarf (moderat; abhängig von Hardware)
  • Kosten für Archivierung (moderat; abhängig von Hardware)
  • Schnelligkeit des Zugriffs (schnell bis langsam; abhängig von Organisation und Struktur)
  • Backup & Wiederherstellung
  • Dokumentensuche (langsam, manuell)
  • Automatische Archivierung
  • Rechtliche Konformität (schwer zu gewährleisten)
  • Integration mit ERP-/CRM-Systemen
  • Mobile Verfügbarkeit
  • Kollaborationsfunktionen

Wie digital ist Ihr Unternehmen?

Viele Unternehmen kämpfen noch immer mit manuellen Prozessen. Doch Digitalisierung ist längst kein Luxus mehr – sie ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Schnellere Prozesse dank automatisierter Dokumentenablage und -verarbeitung.
Signifikante Kostenersparnis durch weniger manuelle Fehler und weniger Verwaltungsaufwand.
Maximale Flexibilität dank ortsunabhängigem Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente.

Das ist WEKO: Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!

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DOKUMENTE DIGITALISIERT

Häufig gestellte Fragen zu Dokumentenmanagement-Systemen (DMS)?

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein DMS ist ein System, das Dokumente digital erfasst, organisiert, speichert und revisionssicher archiviert. Es erleichtert die Suche, optimiert Arbeitsabläufe und stellt sicher, dass wichtige Unterlagen jederzeit schnell und sicher verfügbar sind.

Wie funktioniert ein DMS?

Dokumente werden digital erfasst – per Scan, aus E-Mails oder Direktimport. Technologien wie OCR (Texterkennung) lesen Inhalte aus und versehen sie mit Schlagworten. So werden sie automatisch sortiert, gespeichert und in Workflows eingebunden. 

Ist ein DMS für mittelständische Unternehmen geeignet?

Ja! Ein Dokumentenmanagement-System reduziert Papierchaos, spart Kosten und sorgt für Rechtssicherheit. Skalierbare Lösungen lassen sich flexibel anpassen und wachsen mit den Anforderungen.

Welche Funktionen sollte ein gutes Dokumentenmanagement-System bieten?

- Automatische Indexierung & OCR für eine schnelle Dokumentenerfassung.

- Zugriffssteuerung, damit nur Berechtigte Dokumente sehen.

- Nahtlose Integration mit ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen.

- Versionierung, um Änderungen jederzeit nachvollziehbar zu machen.

Automatisierte Workflows, die Prozesse wie Freigaben oder Fristenüberwachung erleichtern.

Kann ein DMS in bestehende Systeme integriert werden?

Ja! Gute DMS-Lösungen lassen sich problemlos mit bestehenden Systemen verknüpfen – egal ob ERP, CRM oder Buchhaltung. So bleibt alles vernetzt, ohne doppelte Datenpflege.

Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagement-System?

- Nie wieder lange suchen: Intelligente Suchfunktionen liefern Ergebnisse in Sekunden.

- Automatisierte Prozesse: Workflows für Freigaben oder Rechnungen laufen von selbst.

- Sichere Archivierung: Revisionssicher und gesetzeskonform nach GoBD & DSGVO.

- Flexibel und mobil: Zugriff auf alle Dokumente – jederzeit, überall.

- Weniger Fehler, weniger Aufwand: Automatisierungen reduzieren manuelle Eingriffe.