Warum jetzt handeln?

Unternehmen, die auf Papier & manuelle Prozesse setzen, riskieren Wettbewerbsnachteile

Geringere Prozesseffizienz und hohe Kosten

Geringere Prozesseffizienz und hohe Kosten
Ohne digitales Dokumentenmanagement bleiben zeitaufwändige, manuelle Dokumentenprozesse bestehen, während Wettbewerber durch Automatisierung deutlich schneller und günstiger arbeiten. 

Höhere Fehlerquoten und Qualitätsprobleme

Höhere Fehlerquoten und Qualitätsprobleme
Papierbasierte, manuelle Prozesse bedeuten höhere Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung und -weitergabe – mit teuren Konsequenzen.

 

Eingeschränkte Skalierbarkeit

Eingeschränkte Skalierbarkeit
Wachsende Dokumentenmengen überfordern manuelle Prozesse. Unternehmen stoßen schnell an Kapazitätsgrenzen.

Wettbewerbsnachteile

Wettbewerbsnachteile
Digitalisierte Unternehmen setzen auf beschleunigte Workflows, Echtzeit-Datenzugriff und zufriedene Kunden – manuelle Prozesse hingegen kämpfen mit Langsamkeit, hohen Kosten und fehlender Flexibilität.

Perfekt organisiert: Dokumenten-
management mit System

Dokumente strukturiert
ablegen & archivieren

Ein digitaler Posteingang sammelt alle Dokumente an einem zentralen Ort – unabhängig vom Format. Mit nur einem Klick archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher und sorgen für Rechtssicherheit sowie eine klar strukturierte Ablage.

Dank leistungsfähiger Suche finden Sie jedes Dokument in Sekunden, statt mühsam danach zu suchen. Sie haben volle Transparenz und alles im Blick.

✅ E-Mails und Anhänge direkt ins System übernehmen und rechtskonform ablegen

✅ Drag & Drop – Dokumente einfach archivieren

✅ Direktimport und automatische Ablage Ihrer Dokumente

✅ KI-basiertes Datenauslesen: Vertrags- oder Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und verarbeitet. Kein manuelles Abtippen mehr!

✅ Schnellere Durchlaufzeiten: Digitale Workflows ersetzen manuelle Tätigkeiten wie das Weiterleiten oder das Einholen von Freigaben.

digitales_dokumentenmanagement_dms

Der größte Erfolg in der Zusammenarbeit mit WEKO war die Einführung von DocuWare...

die es uns ermöglicht hat, mit allen Mitarbeitern auf den gleichen Wissensstand zuzugreifen, Papier, Archivräume und Archivfläche zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen!

André Nauroschat 
Geschäftsführer RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG
WEKO Referenz: DocuWare Einführung bei der RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG

Unsere Bausteine für Ihren messbaren Erfolg


Klarheit, Strategie & bewährte Prozesse
Erfahren Sie, welche Schritte Sie gehen müssen, um Ihr Dokumentenmanagement effizient zu digitalisieren und zu optimieren. Wir hören zu und entwickeln die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen passt.


Persönliche Experten-Begleitung
Setzen Sie auf unser Fachwissen und eine individuelle Beratung.

Effizientes Dokumentenmanagement
Schnellere Prozesse dank automatisierter Dokumentenablage und -verarbeitung.
Signifikante Kostenersparnis durch weniger Verwaltungsaufwand und weniger manuelle Fehler.
Maximale Flexibilität durch ortsunabhängigen Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente.

Nahtlos integriert

Daten und Dokumente ohne Systembrüche managen

Sagen Sie Tschüss zu Insellösungen und Spaghettiprozessen.

Unsere Dokumentenmanagement-Lösungen fügen sich reibungslos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein – ob Outlook, ERP-, FiBu- oder CRM-System.

  • Keine doppelten Datenbestände – alle Dokumente sind synchronisiert und immer aktuell.
  • Kein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Systemen: alles an einem Ort.
  • Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse und direkte Datenverknüpfung.

Ob Sage, DATEV, Hamburger Software, Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV oder weitere – wir bieten die passende Schnittstelle.

Das beste Mittel gegen Dokumentenchaos und komplexe Prozesse – digitales Dokumentenmanagement mit einem DMS!

Ihr digitales Archiv: revisionssicher & rechtskonform

Dokumente sicher ablegen: GoBD- & DSGVO-konform

In vielen Unternehmen liegen Dokumente verstreut auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder als Papier vor – das führt zu Chaos, langem Suchen und Fehlern bei der rechtskonformen Archivierung.

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) legen Sie Dokumente sicher und gesetzeskonform ab.

✅ Revisionssicher & nachvollziehbar – jede Änderung wird automatisch protokolliert.

✅ Maximale Datensicherheit – Kein Datenverlust, keine Manipulation.

✅ Strenge Zugriffskontrollen – Nur autorisierte Personen sehen vertrauliche Dokumente.

✅ Steuerprüfung? Sie haben alles im Griff! – Alle relevanten Unterlagen sind rechtskonform abgelegt und per Klick aufrufbar.

Automatisierung auf Knopfdruck mit einem DMS

Intelligente Dokumentenverarbeitung & Automatisierung auf Knopfdruck

Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre gesamten Dokumentenprozesse mit unseren Dokumentenmanagement-Lösungen – von der Erfassung und Verarbeitung über die Freigabe bis hin zur Fristenüberwachung.

  • Schnellere Durchlaufzeiten: Digitale Workflows ersetzen manuelle Tätigkeiten wie das Erfassen und Zuordnen Ihrer Dokumente, das Auslesen & den Abgleich von Daten, Weiterleitungen oder das Einholen von Freigaben. 
  • Automatische Erinnerungen: Nie wieder abgelaufene Verträge, Zertifikate oder versäumte Fristen – dank automatischer Erinnerungen.

Infopaket herunterladen:
Ihr Weg zum papierlosen Büro 


Infopaket zur DMS-Einführung inklusive praktischer Checkliste

 

Alles, was Sie zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wissen müssen.
Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher!

❌ Verabschieden Sie sich von:

- aufwändiger Dokumentensuche
- zeit- und kostenintensiven, manuellen Prozessen
- einer hohen Fehlerquote bei der Datenübertragung
- Datensicherheitsrisiken


Füllen Sie einfach das Formular aus und bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Ihr Infopaket wird Ihnen unmittelbar per E-Mail zugeschickt.

Leitfaden DMS-Einführung jetzt kostenfrei herunterladen!

 

Unser 6-Schritte-Plan zur DMS-Einführung


So funktioniert die Zusammenarbeit mit WEKO

WEKO eSolutions ist Ihr verlässlicher Partner für innovative IT-Lösungen. Mit unserer einzigartigen Support-Flatrate und gemeinsam mit unseren Partnern begleiten wir Sie langfristig und gewährleisten jederzeit erstklassigen Service und Unterstützung. Was uns besonders wichtig ist: Wir lassen Sie auch nach erfolgreich abgeschlossenen Projekten nicht allein, sondern sorgen für kontinuierliche Weiterentwicklung!

Wir hören zu und entwickeln genau das, was Sie brauchen.

Nahtlose Integration
Egal ob ERP, CRM oder andere Systeme – wir sorgen für eine perfekte Verbindung.

Erfahrung & Expertise
Mit 30 Jahren am Markt wissen wir, was funktioniert – und was nicht.

Persönliche Begleitung
Wir sind an Ihrer Seite – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen GoLive.

1.

Prozessaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Optimierungspotenziale.

2.

Lösungserstellung

Auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir ein passgenaues Konzept – inklusive Prozessbeschreibung, Prozessdesign und Benutzerrollen.

3.

Implementierung

Wir installieren und konfigurieren Ihr DMS so, dass es genau auf Ihre Bedürfnisse passt.

4.

Test & Training

Wir testen alle Funktionen und schulen Ihre Key User, damit alles reibungslos läuft.

5.

Übergabe

Wir übergeben Ihr System und weisen Ihre Anwender umfassend ein.

6.

Testphase & GoLive

Nach einer 4-wöchigen Testphase und finalen Anpassungen geht Ihr System live – perfekt abgestimmt auf Ihre Prozesse.

Sie haben Fragen? Wir beantworten sie gerne.


Buchen Sie unkompliziert Ihre individuelle Beratung und schildern Sie uns Ihr Anliegen.

Praxisnahe Beratung durch Experten
Sie sprechen mit Fachleuten, die täglich Dokumentenmanagement-Lösungen erfolgreich umsetzen. Wir zeigen Ihnen konkrete Möglichkeiten und geben praxisnahe Einblicke, wie Automatisierung Ihre Prozesse effizienter gestalten kann.

Individuelle Analyse Ihrer Prozesse
Wir analysieren Ihre Dokumentenabläufe gemeinsam und identifizieren gezielt Automatisierungspotenziale. Statt Standardlösungen entwickeln wir Ansätze, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind.

Das sagen unsere Kunden

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”

Dr. J. Wedler Inhaber Hubertus Apotheke

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."

Ute Hallau Geschäftsführerin MOBI-HUB

“Die Aufgabenstellung hat WEKO nach all unseren Kriterien sehr Zufriedenstellend erfüllt. Die Anpassung der internen Prozesse in der Sage 100 wurden hervorragend umgesetzt. Ein Projekt dieser Art würden wir deshalb jederzeit wieder mit der WEKO abwickeln wollen, da die Zuverlässigkeit absolut überzeugen konnte. Dementsprechend würde ich auch weitere Leistungen sofort in Anspruch nehmen, sobald diese für uns akut werden.”

Mike Horney Promotec Medizintechnik

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”

Jürgen Frenzel Projekt Management Kindeswohl Berlin

“Der Größte Erfolg in der Zusammenarbeit mit WEKO war die Einführungen von DocuWare...was uns ermöglicht, mit allen Mitarbeitern auf dem gleichen Wissenstand zuzugreifen. Papier, Archivräume, Archivfläche zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen!”

André Nauroschat Geschäftsführer RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG

Wie digital ist Ihr Unternehmen?

Viele Unternehmen kämpfen noch immer mit manuellen Prozessen. Doch Digitalisierung ist längst kein Luxus mehr – sie ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Schnellere Prozesse dank automatisierter Dokumentenablage und -verarbeitung.
Signifikante Kostenersparnis durch weniger manuelle Fehler und weniger Verwaltungsaufwand.
Maximale Flexibilität dank ortsunabhängigem Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente.

Im Vergleich

Digitales Dokumentenmanagement vs. Papierarchiv & Netzlaufwerk

Papierarchiv

  • Dokumentensuche (langsam, manuell)
  • Zugriffsrechte & Sicherheit (begrenzt, physischer Zugang nötig)
  • Automatische Archivierung
  • Rechtliche Konformität: GoBD (schwer zu gewährleisten)
  • Platzbedarf (hoch)
  • Kosten für Archivierung (hoch durch Lagerkosten)
  • Schnelligkeit des Zugriffs (langsam, physische Suche nötig)
  • Backup & Wiederherstellung (aufwändig, fehleranfällig)
  • Integration mit ERP-/CRM-Systemen
  • Mobile Verfügbarkeit
  • Kollaborationsfunktionen
Empfehlung

Digitales Dokumenten Management

  • Dokumentensuche (schnell durch Metadaten & Volltextsuche)
  • Zugriffsrechte & Sicherheit (detaillierte Zugriffssteuerung, rollenbasierte Berechtigungen, höchste Datensicherheit)
  • Automatische Archivierung
  • Rechtliche Konformität: GoBD- und DSGVO-konform
  • Platzbedarf (gering; digitale Speicherung)
  • Kosten für Archivierung (gering; digitale Speicherung)
  • Schnelligkeit des Zugriffs (schnell, digitaler Zugriff)
  • Backup & Wiederherstellung (einfach; automatische Backups)
  • Integration mit ERP-/CRM-Systemen
  • Mobile Verfügbarkeit (Zugriff über App & Web)
  • Kollaborationsfunktionen (unterstützt Workflows & gleichzeitiges Bearbeiten)

Netzlaufwerk

  • Zugriffsrechte & Sicherheit (eingeschränkt; manuelle Rechteverwaltung)
  • Platzbedarf (moderat; abhängig von Hardware)
  • Kosten für Archivierung (moderat; abhängig von Hardware)
  • Schnelligkeit des Zugriffs (schnell bis langsam; abhängig von Organisation und Struktur)
  • Backup & Wiederherstellung
  • Dokumentensuche (langsam, manuell)
  • Automatische Archivierung
  • Rechtliche Konformität (schwer zu gewährleisten)
  • Integration mit ERP-/CRM-Systemen
  • Mobile Verfügbarkeit
  • Kollaborationsfunktionen

Über WEKO:
Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!

projects completed
+ 0
PROJEKTE ABGESCHLOSSEN
Weko_Group_Logo_white_200px
+ 0
TAGE ERFAHRUNG
Icon MA
+ 0
SPEZIALISTEN
Icon house
> 0 Mio.
DOKUMENTE DIGITALISIERT