Wie viel Zeit und Geld nimmt Ihr Dokumentenmanagement tatsächlich in Anspruch?


Verträge, Lieferscheine, Zertifikate, Bewerbungen, Rechnungen
Täglich fallen Dokumente an, die manuell erfasst, zugeordnet und geprüft werden müssen. Ablage, Datenübertragung, Freigaben und lange Feedbackprozesse binden wertvolle Ressourcen.

Und das erschwert die Sache zusätzlich:

Nicht auffindbare Dokumente
Excel-Daten abtippen
Abweichungen
Stapel-Scans
Fehlbuchungen
Schlecht lesbare Belege
Fehlende Lieferscheine
Rechnungskorrekturen
Zerknitterte Dokumente
Bis zu 70% Kosten sparen durch Automatisierung &
KI-gestüzte Dokumentenverarbeitung.
Durch Automatisierung & KI bis zu 70% Kosten sparen

KI nimmt Ihnen die Routinearbeit ab

Sie erledigt schnell und präzise, was Sie bisher Stunden gekostet hat:

✓ Dokumente werden automatisch erkannt, verarbeitet und richtig abgelegt.

✓ Wichtige Daten werden zuverlässig extrahiert:
Positionsdaten, Bestellmengen, Debitoren, Kreditoren sowie viele weitere relevante Daten.

✓ Informationen werden sekundenschnell mit bestehenden Daten abgeglichen.

Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement
Zahlen, die überzeugen

bis zu 0 %
weniger Kosten
bis zu 0 %
Zeitersparnis pro Dokument
bis zu 0 %
Genauigkeit bei der Erkennung
nahezu 0 %
Fehlerquote

Intelligent Document Processing (IDP):
Ihre Dokumentenprozesse neu gedacht

Stellen Sie sich vor, Ihre Dokumente organisieren sich fast von selbst. IDP geht weit über einfache Automatisierung hinaus: Mithilfe künstlicher Intelligenz werden Dokumente automatisch klassifiziert und in Sekundenschnelle verarbeitet.

Komplexität? Kein Hindernis mehr!

Funktionen wie das automatisierte Splitting von Dokumentenstapeln, die Klassifizierung nach individuellen Kriterien oder das Auslesen komplexer Daten machen IDP zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und skalieren möchten. So verwandeln Sie selbst die kompliziertesten Dokumentenprozesse in effiziente Workflows.

Ihre Vorteile

Die Durchlaufzeiten werden deutlich verkürzt, die Prozesskosten signifikant gesenkt und Fehler auf ein Minimum reduziert. 

✓ KI-gestützte Dokumentenerkennung und Dokumentenanalyse

✓ Automatisierte Daten- und Dokumentenverarbeitung

✓ Schnellere Prozesse und weniger Kosten

✓ Die Fehlerquote sinkt auf ein Minimum

Optimiert für Ihre spezifischen Dokumentenprozesse

KI-gestütztes Dokumentenmanagement passt sich flexibel an Ihre Anforderungen und Dokumententypen an. Automatisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse, senken Sie Kosten und steigern Sie die Effizienz.

Verträge & Versicherungen

Verträge & Versicherungen

Verträge, Ausweisdokumente, Gehaltsnachweise & Kontoauszüge in Sekunden erfassen, automatisiert dem richtigen Vorgang zuordnen und alle relevanten Daten automatisch extrahieren. 

Logistik & Transport

Logistik & Transport

Qualitäts- und Sicherheitsdokumente, Packlisten, Transportdokumente oder Zollpapiere automatisch klassifizieren, zuordnen und präzise ausgelesen. Tabellen, Positionsdaten? Die KI erkennt und verarbeitet alles zuverlässig, ganz ohne manuellen Aufwand.

Fertigung & Produktion

Fertigung & Produktion

Lieferscheine, Prüfberichte, Qualitätszertifikate & Materialzeugnisse automatisch erfassen und den richtigen Produktionsaufträgen zuordnen. Relevante Daten werden automatisch extrahiert und nahtlos in Ihre zentralen Systeme (ERP-, MES-Systeme) übertragen. 

Einkauf & Buchhaltung

Einkauf & Buchhaltung

Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in Sekunden abgleichen. Die KI erkennt Artikelnummern, Mengen und Preise, prüft sie auf Übereinstimmung und informiert gezielt über Abweichungen.

Personalwesen

Personalwesen

Bewerbungen, Verträge, Anträge und Zertifikate – alles wird automatisch erfasst und der richtigen digitalen Personalakte zugeordnet. Relevante Daten werden ausgelesen, strukturiert und nahtlos in Ihr HR-System übertragen. Kein manuelles Zuordnen, kein Abtippen.

So unterstützt KI Sie konkret in Ihrem Arbeitsalltag

Automatische
Klassifizierung von Dokumenten

Schluss mit der manuellen Ablage! KI analysiert eingehende Dokumente – sei es eine PDF-Datei oder ein gescannter Brief – und klassifiziert sie selbständig (z.B. als Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Bewerbungsunterlage etc.). Nahezu jeder Dokumenttyp kann so automatisiert erkannt werden, sogar zerknitterte Scans oder handschriftliche Unterlagen.

✅ Einfaches Training & schnell einsatzbereit. 

💡Definieren Sie Ihre eigenen Ablagekategorien und -kriterien.

✅ Sobald ein Dokument identifiziert und automatisiert abgelegt ist, kann sofort der passende Workflow gestartet werden. Beispielsweise leitet das Dokumentenmanagement-System eine als Rechnung erkannte Datei direkt in den Freigabe- und Buchungsprozess. Existiert eine Bestellung aus dem Einkauf, kann diese automatisch mit Rechnung und Lieferschein abgeglichen werden,

Automatische Klassifizierung von Dokumenten
Präzise Texterkennung & automatisches Auslesen

Präzise Texterkennung & automatisches Auslesen

Mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) und HTR (Handwritten Text Recognition) werden Inhalte – ob gedruckt oder handgeschrieben – erkannt und in strukturierte Daten umgewandelt. So können z.B.  Vertragspartner, Rechnungs- oder Belegnummern, das Datum oder Beträge automatisch ausgelesen werden, ohne dass ein Mitarbeiter diese abtippen muss.

✅ Selbst Informationen aus zerknitterten Scans oder komplexe Inhalte werden problemlos extrahiert, auch wenn sie über Seitenumbrüche hinweggehen (z.B. komplexe Tabellen).

💡Definieren Sie Ihre eigenen Dokumente und zu extrahierende Datenfelder.

Trennung von Stapel-Scans und PDF-Dateien (Splitting)

Oft landen mehrere Dokumente in einer einzigen Datei. Um sie weiterzuverarbeiten, müssen diese wieder getrennt werden – manuell ein enormer Aufwand. KI-Technologie automatisiert diesen Prozess und teilt Ihre Scans und PDFs in einzelne Dokumente auf.

✅ Dokumente werden getrennt und automatisch den korrekten Vorgängen zugeordnet und abgelegt.

Trennung von Stapel-Scans und PDF-Dateien (Splitting)
Automatisches Zuschneiden (Cropping)

Automatisches Zuschneiden (Cropping)

KI-gestütztes Cropping analysiert Dokumente, erkennt relevante Inhalte und passt diese automatisch auf die optimale Größe an. Dabei entfernt die Technologie überflüssige Leerräume.

✅ Dokumente werden kompakter, strukturierter und sind sowohl für Mensch als auch Maschine besser lesbar.

 💡Kein manuelles Bearbeiten mehr.

Unser 6-Schritte-Plan zur KI-Einführung

So funktioniert die Zusammenarbeit mit WEKO

WEKO eSolutions ist Ihr verlässlicher Partner für innovative IT-Lösungen. Mit unserer einzigartigen Support Flatrate und gemeinsam mit unseren Partnern begleiten wir Sie langfristig und gewährleisten jederzeit erstklassigen Service und Unterstützung. Was uns besonders wichtig ist: Wir lassen Sie auch nach erfolgreich abgeschlossenen Projekten nicht allein, sondern sorgen für kontinuierliche Weiterentwicklung!

Wir hören zu und entwickeln genau das,
was Sie brauchen.


Nahtlose Integration: Egal ob ERP, CRM oder andere Systeme – wir sorgen für eine perfekte Verbindung.
Erfahrung & Expertise: Mit 30 Jahren am Markt wissen wir, was funktioniert – und was nicht.
Persönliche Begleitung: Wir sind an Ihrer Seite – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen GoLive.

1.

Prozessaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Optimierungspotenziale.

2.

Lösungserstellung

Auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir ein passgenaues Konzept – inklusive Prozessbeschreibung, Prozessdesign und Benutzerrollen.

3.

Implementierung

Wir installieren und konfigurieren Ihr DMS und Ihre KI-basierten Dokumentenprozesse so, dass sie genau auf Ihre Bedürfnisse passen.

4.

Test & Training

Wir testen alle Funktionen und schulen Ihre Key User, damit alles reibungslos läuft.

5.

Übergabe

Wir übergeben Ihr System und weisen Ihre Anwender umfassend ein.

6.

Testphase & GoLive

Nach einer 4-wöchigen Testphase und finalen Anpassungen geht Ihr System live – perfekt abgestimmt auf Ihre Prozesse.

Das sagen unsere Kunden

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”

Dr. J. Wedler Inhaber Hubertus Apotheke

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."

Ute Hallau Geschäftsführerin MOBI-HUB

“Die Aufgabenstellung hat WEKO nach all unseren Kriterien sehr Zufriedenstellend erfüllt. Die Anpassung der internen Prozesse in der Sage 100 wurden hervorragend umgesetzt. Ein Projekt dieser Art würden wir deshalb jederzeit wieder mit der WEKO abwickeln wollen, da die Zuverlässigkeit absolut überzeugen konnte. Dementsprechend würde ich auch weitere Leistungen sofort in Anspruch nehmen, sobald diese für uns akut werden.”

Mike Horney Promotec Medizintechnik

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”

Jürgen Frenzel Projekt Management Kindeswohl Berlin

“Der Größte Erfolg in der Zusammenarbeit mit WEKO war die Einführungen von DocuWare...was uns ermöglicht, mit allen Mitarbeitern auf dem gleichen Wissenstand zuzugreifen. Papier, Archivräume, Archivfläche zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen!”

André Nauroschat Geschäftsführer RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG

Über WEKO
Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!

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PROJEKTE ABGESCHLOSSEN
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SPEZIALISTEN
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DOKUMENTE DIGITALISIERT

Häufig gestellte Fragen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung mit KI?

Ist unser Unternehmen groß genug, um von KI im Dokumentenmanagement zu profitieren?

Ja. KI-gestütztes Dokumentenmanagement lohnt sich bereits für mittelständische Unternehmen mit mittlerem Dokumentenaufkommen. Typischerweise profitieren Firmen ab etwa 50 Mitarbeitern und regelmäßiger Dokumentenverarbeitung erheblich von KI-Lösungen.

Wie schnell amortisiert sich die Investition in eine KI-gestützte Lösung?

Die meisten mittelständischen Unternehmen erzielen innerhalb von 12 bis 24 Monaten einen positiven ROI. Kostenersparnisse durch weniger manuelle Arbeit und geringere Fehlerquoten sorgen für eine schnelle Amortisation.

Welche Dokumententypen lassen sich automatisiert verarbeiten?

KI-Lösungen von DocuWare oder JobRouter verarbeiten nahezu alle Dokumenttypen automatisiert, darunter Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Zollpapiere, Prüfberichte, HR-Dokumente, Kontoauszüge und vieles mehr​.

Funktioniert die KI auch mit verschmutzten Dokumenten?

Ja. Moderne KI-Systeme wie JobMind von JobRouter oder DocuWare IDP erkennen und extrahieren Daten zuverlässig auch aus zerknitterten oder verschmutzten Dokumenten – mit einer Genauigkeit von bis zu 98%​.

Wie sicher ist die Nutzung von KI in Bezug auf Datenschutz und Compliance (z. B. DSGVO)?

Anbieter wie DocuWare & JobRouter garantieren eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung. 

Wie kompliziert ist die Integration von KI-Lösungen in unsere bestehenden IT-Systeme?

Durch zahlreiche Schnittstellen zu gängigen Systemen (z.B. Sage, DATEV, Hamburger Software, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Outlook, SharePoint) ist eine nahtlose Integration möglich und der IT-Aufwand bleibt gering​.