Warum einfaches "Speichern" nicht ausreicht...

Warum Speichern nicht gleich revisionssicheres Archivieren ist
Speichern ≠ revisionssicher archivieren


Das einfache Speichern von Dokumenten auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Postfächern erfüllt nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

  • Es fehlt die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

  • Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist nicht gewährleistet.

  • Bei Betriebsprüfungen drohen Risiken und Mehrkosten.

Unstrukturierte, ungeschützte Dokumentenablage birgt rechtliche Risiken
Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt


Ohne revisionssicheres Archiv fehlen häufig eindeutige Berechtigungsstrukturen – unbefugter Zugriff, versehentliches Löschen oder Manipulationen durch Mitarbeiter sind möglich. Das erschwert die Kontrolle und Verantwortlichkeit im Umgang mit wichtigen Unterlagen.

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 Vollständigkeit – Nichts geht verloren
 Nachvollziehbarkeit – Transparente Protokollierung & Versionierung
 Sicherer Zugriff – Schutz vor Verlust & unbefugtem Zugriff
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Was früher Stunden kostete, erledigen automatisierte Workflows in Sekunden.


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✓ Sekundenschneller Datenabgleich – mit bestehenden Systemen

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Dank intelligenter Suche finden Sie jedes Dokument in Sekunden und behalten dabei den vollen Überblick.

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Mit DocuWare Dokumente gesetzeskonform archivieren und in Sekundenschnelle finden.

Unternehmen, die WEKO vertrauen

Glücklicher Kunde - RK Gebäudeservice
Glücklicher Kunde - promotec-medizintechnik
Glücklicher Kunde - Kindeswohl-Berlin
Glücklicher Kunde - Mobi-Hub
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Glücklicher Kunde: Lernidee ErlebnisReisen
Glücklicher Kunde: Estrel Hotel Berlin
Glücklicher Kunde: Adolf Gottfried Tonwerke GmbH
Glücklicher Kunde: WASEL GmbH – Schwerlastlogistik und Turmdrehkrane

Das sagen unsere Kunden

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."

Ute Hallau Geschäftsführerin Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“

Achim Gottfried Leiter Datenverarbeitung, Adolf Gottfried Tonwerke GmbH

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”

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Wolfgang Hüllenkremer Qualitäts- und Umweltmanager bei der WASEL GmbH

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Christoph Lueg ERP-/IT-Administrator bei Amefa Stahlwaren GmbH

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Schluss mit Zettelwirtschaft & Excel-Drama

Die RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG hat mit WEKO ihre papierbasierten Prozesse erfolgreich digitalisiert und  Systeme optimal vernetzt.

Geschäftsführer und langjähriger WEKO-Partner André Nauroschat berichtet:
„Der größte Erfolg war die Einführung von DocuWare – eine Lösung, die uns allen den gleichen Wissensstand sichert, Papier und Archivfläche spart und Fehlerquellen zuverlässig ausschließt.“

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Im Vergleich

Speichern vs. revisionssichere Archivierung

Speichern
  • Veränderbar
  • Löschbar
  • Kein automatisiertes Änderungsprotokoll
  • Nicht rechtssicher
  • Teilweise schwer auffindbar
  • Audit-ready nur mit zusätzlichem Aufwand

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  • unsicherer Ablage und fehlender Nachvollziehbarkeit

  • manuellen, fehleranfälligen Arbeitsschritten

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