Revisionssichere Archivierung
in 90 Tagen (GoBD-konform)
✓ Audit-ready – GoBD-Nachweise in Sekunden
✓ Transparente Workflows – automatisierte Freigabeprozesse
✓ Kostenreduktion – durch intelligente Automatisierung
✓ Schneller Start – produktiv in nur 90 Tagen
Revisionssichere Archivierung
in 90 Tagen (GoBD-konform)
✓ Audit-ready – GoBD-Nachweise in Sekunden
✓ Transparente Workflows – automatisierte Freigabeprozesse
✓ Kostenreduktion – durch intelligente Automatisierung
✓ Schneller Start – produktiv in nur 90 Tagen






Warum einfaches "Speichern" nicht ausreicht...

Speichern ≠ revisionssicher archivieren
Das einfache Speichern von Dokumenten auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Postfächern erfüllt nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.
-
Es fehlt die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
-
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist nicht gewährleistet.
-
Bei Betriebsprüfungen drohen Risiken und Mehrkosten.

Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt
Ohne revisionssicheres Archiv fehlen häufig eindeutige Berechtigungsstrukturen – unbefugter Zugriff, versehentliches Löschen oder Manipulationen durch Mitarbeiter sind möglich. Das erschwert die Kontrolle und Verantwortlichkeit im Umgang mit wichtigen Unterlagen.
Digitale Archivierung mit System: audit-ready
GoBD-Standard für rechtskonforme Geschäftsführung: Unser Dokumentenmanagement erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und schafft Rechtssicherheit und Transparenz.
100% GoBD-konforme Archivierung
✓ Unveränderbarkeit – Originaldokumente bleiben erhalten
✓ Vollständigkeit – Nichts geht verloren
✓ Nachvollziehbarkeit – Transparente Protokollierung & Versionierung
✓ Sicherer Zugriff – Schutz vor Verlust & unbefugtem Zugriff
✓ Langzeitverfügbarkeit – Über gesetzliche Fristen hinaus
Automatisierung nimmt Ihnen die Routinearbeit ab
Was früher Stunden kostete, erledigen automatisierte Workflows in Sekunden.
✓ Automatische Dokumentenerkennung – korrekte Ablage ohne manuellen Aufwand
✓ Intelligente Datenextraktion – Positionsdaten, Bestellmengen, Debitoren, Kreditoren
sowie viele weitere relevante Daten automatisch erfasst
✓ Sekundenschneller Datenabgleich – mit bestehenden Systemen
✓ Digitale Freigabe-Workflows – kein E-Mail-Ping-Pong mehr
So einfach erfüllen Sie alle GoBD-Vorgaben
Ihr zentraler digitaler Posteingang sammelt alle Dokumente formatunabhängig. Mit nur einem Klick archivieren Sie revisionssicher und schaffen sofortige Rechtssicherheit.
Dank intelligenter Suche finden Sie jedes Dokument in Sekunden und behalten dabei den vollen Überblick.
Das System übernimmt für Sie:
✓ E-Mails & Anhänge rechtskonform archivieren
✓ E-Rechnungen automatisch auslesen und ablegen
✓ Dokumente einfach per Drag & Drop archivieren
✓ Direktimport mit automatischer Ablage
✓ Protokollierung & Versionierung für vollständige Nachvollziehbarkeit
✓ Zugriffskontrolle mit Rechteverwaltung

Unternehmen, die WEKO vertrauen








Das sagen unsere Kunden
„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."
„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“
"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”
„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten.“
„Der einfach zu verstehende und durchzuführende Prozess der Rechnungsfreigabe hat uns besonders begeistert.“
„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”
„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“
Ihre WEKO-Erfolgsbausteine auf einen Blick
30 Jahre Mittelstands-Expertise für messbare Digitalisierungserfolge
✓ Klare Strategie & bewährte Prozesse
Individuelle Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement – zugeschnitten auf Ihre Prozesse.
✓ Persönliche Experten-Begleitung
Fachwissen und individuelle Beratung von der Analyse bis zum GoLive.
✓ Effizienz durch Automatisierung
Weniger manuelle Prozesse, mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Erfolgsgeschichten
Schluss mit Zettelwirtschaft & Excel-Drama
Die RK Gebäudeservice GmbH & Co. KG hat mit WEKO ihre papierbasierten Prozesse erfolgreich digitalisiert und Systeme optimal vernetzt.
Geschäftsführer und langjähriger WEKO-Partner André Nauroschat berichtet:
„Der größte Erfolg war die Einführung von DocuWare – eine Lösung, die uns allen den gleichen Wissensstand sichert, Papier und Archivfläche spart und Fehlerquellen zuverlässig ausschließt.“
Im Vergleich
Speichern vs. revisionssichere Archivierung
Revisionssichere Archivierung
-
Unveränderbar
-
Löschung nach Fristende, protokolliert
-
Änderungen sind lückenlos nachvollziehbar (Änderungsprotokoll, Versionierung)
-
Rechtssicherheit (GoBD, DSGVO)
-
Dokumente jederzeit eindeutig auffindbar
-
Audit-ready
Speichern
-
Veränderbar
-
Löschbar
-
Kein automatisiertes Änderungsprotokoll
-
Nicht rechtssicher
-
Teilweise schwer auffindbar
-
Audit-ready nur mit zusätzlichem Aufwand
Rechtssichere Archivierung in der Praxis: So profitieren Ihre Fachbereiche

Buchhaltung
Im Bereich der Buchhaltung garantiert die digitale Archivierung von Rechnungen eine lückenlose, nachvollziehbare und GoBD-konforme Belegaufbewahrung. Alle Belege werden unveränderbar gespeichert, sodass sie bei steuerlichen Prüfungen jederzeit nachweisbar und rechtssicher vorliegen.

Einkauf

Personalwesen
Sie sind unsicher, wie Sie in Ihrem Unternehmen GoBD-Konformität umsetzen können?
Vereinbaren Sie eine Demo – wir zeigen es Ihnen anhand von Praxisbeispielen.
Und beantworten gerne Ihre individuellen Fragen.
Praxisnahe Beratung durch Experten
Sie sprechen mit erfahrenen Spezialisten, die täglich Unternehmen dabei unterstützen, Dokumentenprozesse rechtskonform und effizient zu gestalten. Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie DMS-Lösungen die revisionssichere Archivierung automatisiert, Fehlerquellen minimiert und Ihnen maximale Transparenz sowie Rechtssicherheit bietet.
Individuelle Analyse Ihrer Ablagestrukturen
Gemeinsam prüfen wir Ihre bestehenden Ablagestrukturen und Dokumentenprozesse und identifizieren gezielt Optimierungspotenziale.
Kostenloser Leitfaden
Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung – Ihr Schlüssel zu Effizienz, Rechtssicherheit und digitalen Workflows
✓ Mit praktischer Checkliste für die erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems
Machen Sie Ihre Dokumentenprozesse revisionssicher und Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft!
Verabschieden Sie sich von:
-
unsicherer Ablage und fehlender Nachvollziehbarkeit
-
manuellen, fehleranfälligen Arbeitsschritten
-
Insellösungen ohne zentrale Dokumentenablage
-
Fehlender Rechtssicherheit und Prüfungsstress

So funktioniert die Zusammenarbeit
mit WEKO
WEKO verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und vereint tiefgehende Expertise in ERP-, HR- und Enterprise Content Management-Systemen. Als zertifizierter Partner für Sage, DocuWare und JobRouter verbinden wir Systeme wie Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement und Workflowsteuerung zu einer durchgängigen, verlässlichen Prozesslandschaft.
Wir hören zu und entwickeln genau das, was Sie brauchen.
Nahtlose Integration
Egal ob FiBu, ERP, CRM, HR oder andere Systeme – wir sorgen für eine perfekte Verbindung.
Erfahrung & Expertise
Mit 30 Jahren am Markt wissen wir, was funktioniert – und was nicht.
Persönliche Begleitung
Wir sind an Ihrer Seite – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen GoLive.
1.
Prozessaufnahme
Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Optimierungspotenziale.
2.
Lösungserstellung
Auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir ein passgenaues Lösungskonzept.
3.
Implementierung
Wir installieren und konfigurieren Ihr Dokumentenmanagement-System so, dass es genau auf Ihre Bedürfnisse passt.
4.
Test & Training
Wir testen alle Funktionen und schulen Ihre Key User, damit alles reibungslos läuft.
5.
Übergabe
Wir übergeben Ihre Anwendungen und weisen Ihre Mitarbeiter umfassend ein.
6.
GoLive
Ihr System geht live – perfekt abgestimmt auf Ihre Prozesse.
In 3 Schritten zur kostenfreien
Erstberatung
1. Wunschtermin auswählen
2. Ihre Kontaktdaten eingeben
3. Absenden
Ihre Terminbestätigung wird per E-Mail zugeschickt.
Über WEKO:
Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!


