Wie viel Zeit und Geld nehmen Ihre Dokumentenprozesse tatsächlich in Anspruch?


Verträge, Lieferscheine, Zertifikate, Bewerbungen, Rechnungen
Täglich fallen Dokumente an, die manuell erfasst, zugeordnet und geprüft werden müssen. Ablage, Datenübertragung, Freigaben und lange Feedbackprozesse binden wertvolle Ressourcen.

Und das erschwert die Sache zusätzlich:

Nicht auffindbare Dokumente
Excel-Daten abtippen
Abweichungen
Stapel-Scans
Fehlbuchungen
Schlecht lesbare Belege
Fehlende Lieferscheine
Rechnungskorrekturen
Zerknitterte Dokumente

KI-Automatisierung im Dokumentenmanagement

bis zu
70 %
weniger Kosten
bis zu
90 %
schnellere Prozesse

Automatisierung nimmt Ihnen die Routinearbeit ab

KI‑Workflows erledigen schnell und präzise, was Sie bisher Stunden gekostet hat.

 

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Dokumente automatisch erkennen & ablegen

Dokumente werden automatisch erkannt, verarbeitet und in der richtigen digitalen Akte abgelegt.

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Wichtige Daten zuverlässig extrahieren

Positionsdaten, Bestellmengen, Debitoren, Kreditoren und weitere relevante Felder werden automatisch ausgelesen.

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Sekundenschneller Datenabgleich

Informationen werden sekundenschnell mit bestehenden Stammdaten, Bestellungen und Rechnungen abgeglichen.

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Freigabe‑Workflows statt langer E‑Mail‑Schleifen

Klare Freigabe-Workflows ersetzen das mühsame Hin-und-Her im E-Mail-Kontakt und schaffen damit mehr Transparenz.

Automatisierung nimmt Ihnen die Routinearbeit ab

Sie erledigt schnell und präzise, was Sie bisher Stunden gekostet hat:

✓ Dokumente werden automatisch erkannt, verarbeitet und richtig abgelegt.

✓ Wichtige Daten werden zuverlässig & automatisch extrahiert:
Positionsdaten, Bestellmengen, Debitoren, Kreditoren sowie viele weitere relevante Daten.

✓ Informationen werden sekundenschnell mit bestehenden Daten abgeglichen.

✓ Freigabe-Workflows ersetzen das mühselige E-Mail-Ping-Pong.

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten.“

Ute Hallau, Geschäftsführerin, Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

„Die erzielten Prozessoptimierungen sind enorm. Wir sparen vor allem Arbeitszeit und können definitiv effektiver arbeiten. Alle Arbeitsabläufe greifen auf die digitalen Informationen sofort zu. Belege müssen nicht mehr aufwendig gesucht werden. Die Kosten für Papier, Druck und Archiv sind stark gesunken.“

Buchhaltungsleiterin, Hightech / Medizintechnik-Zulieferer

„Der einfach zu verstehende und durchzuführende Prozess der Rechnungsfreigabe hat uns besonders begeistert.“

Christoph Lueg, ERP-/IT-Administrator, Amefa Stahlwaren GmbH

„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten.“

Wolfgang Hüllenkremer, Qualitäts- und Umweltmanager, WASEL GmbH

„Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen.“

Jürgen Frenzel, Projektmanager, Kindeswohl-Berlin gGmbH

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung.“

Dr. J. Wedler, Inhaber der Hubertus & St. Nikolai Apotheke

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

Anni Lürkens, Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“

Achim Gottfried, Leiter Datenverarbeitung, Adolf Gottfried Tonwerke GmbH

„WEKO hat den Umstieg auf DocuWare erfolgreich umgesetzt und die Eingangsrechnungsverarbeitung vollständig digitalisiert. Statt eines Papierarchivs gibt es nun eine digitale Struktur als Grundlage für weitere automatisierte Prozesse sowie schnelleren Zugriff, weniger Fehler und mehr Übersicht.“

Buchhalter, Medienagentur

„Im Vergleich zu anderen Unternehmen haben wir beim WEKO Business Breakfast gemerkt, wie gut wir bei der Digitalisierung aufgestellt sind und dass wir uns bei WEKO sehr gut aufgehoben fühlen.“

Beate Kleber-Dähn, Buchhalterin, Karland Agrarprodukte GmbH & Co. KG​

„Vor dem Projekt wurden viele Abläufe noch papierbasiert abgewickelt. Es gab zwar bereits ein Dokumentenmanagementsystem, dieses war jedoch stark auf die Produktion ausgerichtet und nicht für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen geeignet.“

Finanzleiter, Software-Dienstleistung

KI & digitale Workflows –
Ihre Dokumentenprozesse neu gedacht


Intelligente Dokumentenlenkung geht weit über einfache Automatisierung hinaus: Mithilfe künstlicher Intelligenz werden Dokumente automatisch klassifiziert und in Sekundenschnelle verarbeitet.

Komplexität? Kein Hindernis mehr!

Funktionen wie das automatisierte Splitting von Dokumentenstapeln, die Klassifizierung nach individuellen Kriterien oder das Auslesen komplexer Daten machen Automatisierung zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und skalieren möchten. So verwandeln Sie selbst die kompliziertesten Dokumentenprozesse in effiziente Workflows.

Ihre Vorteile:

Die Durchlaufzeiten werden deutlich verkürzt, die Prozesskosten signifikant gesenkt und Fehler auf ein Minimum reduziert. 

✓ Automatische Dokumentenerkennung und Dokumentenanalyse

✓ Automatisierte Daten- und Dokumentenverarbeitung

✓ Schnellere Prozesse und weniger Kosten

✓ Die Fehlerquote sinkt auf ein Minimum

Optimiert für Ihre spezifischen Dokumentenprozesse

Automatisierte Dokumentenprozesse passen sich flexibel an Ihre Anforderungen und Dokumententypen an. Automatisieren Sie Ihre Prozesse, senken Sie Kosten und steigern Sie die Effizienz.

Verträge & Versicherungen

Verträge & Versicherungen

Verträge, Ausweisdokumente, Gehaltsnachweise & Kontoauszüge in Sekunden erfassen, automatisiert dem richtigen Vorgang zuordnen und alle relevanten Daten automatisch extrahieren. 

Logistik & Transport

Logistik & Transport

Qualitäts- und Sicherheitsdokumente, Packlisten, Transportdokumente oder Zollpapiere automatisch klassifizieren, zuordnen und präzise ausgelesen. Tabellen, Positionsdaten? Die KI erkennt und verarbeitet alles zuverlässig, ganz ohne manuellen Aufwand.

Fertigung & Produktion

Fertigung & Produktion

Lieferscheine, Prüfberichte, Qualitätszertifikate & Materialzeugnisse automatisch erfassen und den richtigen Produktionsaufträgen zuordnen. Relevante Daten werden automatisch extrahiert und nahtlos in Ihre zentralen Systeme (ERP-, MES-Systeme) übertragen. 

Einkauf & Buchhaltung

Einkauf & Buchhaltung

Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in Sekunden abgleichen. Die KI erkennt Artikelnummern, Mengen und Preise, prüft sie auf Übereinstimmung und informiert gezielt über Abweichungen.

Personalwesen

Personalwesen

Bewerbungen, Verträge, Anträge und Zertifikate – alles wird automatisch erfasst und der richtigen digitalen Personalakte zugeordnet. Relevante Daten werden ausgelesen, strukturiert und nahtlos in Ihr HR-System übertragen. Kein manuelles Zuordnen, kein Abtippen.

So unterstützt KI-Automatisierung Sie konkret in Ihrem Arbeitsalltag

Automatische
Klassifizierung von Dokumenten

Schluss mit der manuellen Ablage! KI analysiert eingehende Dokumente – sei es eine PDF-Datei oder ein gescannter Brief – und klassifiziert sie selbständig (z. B. als Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Bewerbungsunterlage etc.). Nahezu jeder Dokumenttyp kann so automatisiert erkannt werden, sogar zerknitterte Scans oder handschriftliche Unterlagen.

✓ Einfaches Training & schnell einsatzbereit. 

💡Definieren Sie Ihre eigenen Ablagekategorien und -kriterien.

Sobald ein Dokument identifiziert und automatisiert abgelegt ist, kann sofort der passende Workflow gestartet werden. Beispielsweise leitet das Dokumentenmanagement-System eine als Rechnung erkannte Datei direkt in den Freigabe- und Buchungsprozess. Existiert eine Bestellung aus dem Einkauf, kann diese automatisch mit Rechnung und Lieferschein abgeglichen werden.

Automatische Klassifizierung von Dokumenten
Präzise Texterkennung & automatisches Auslesen

Präzise Texterkennung & automatisches Auslesen

Mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) und HTR (Handwritten Text Recognition) werden Inhalte – ob gedruckt oder handgeschrieben – erkannt und in strukturierte Daten umgewandelt. So können z.B.  Vertragspartner, Rechnungs- oder Belegnummern, das Datum oder Beträge automatisch ausgelesen werden, ohne dass ein Mitarbeiter diese abtippen muss.

✓ Selbst Informationen aus zerknitterten Scans oder komplexe Inhalte werden problemlos extrahiert, auch wenn sie über Seitenumbrüche hinweggehen (z.B. komplexe Tabellen).

💡Definieren Sie Ihre eigenen Dokumente und zu extrahierende Datenfelder.

Trennung von Stapel-Scans und PDF-Dateien (Splitting)

Oft landen mehrere Dokumente in einer einzigen Datei. Um sie weiterzuverarbeiten, müssen diese wieder getrennt werden – manuell ein enormer Aufwand. KI-Technologie automatisiert diesen Prozess und teilt Ihre Scans und PDFs in einzelne Dokumente auf.

✓ Dokumente werden getrennt und automatisch den korrekten Vorgängen zugeordnet und abgelegt.

Trennung von Stapel-Scans und PDF-Dateien (Splitting)
Automatisches Zuschneiden (Cropping)

Automatisches Zuschneiden (Cropping)

KI-gestütztes Cropping analysiert Dokumente, erkennt relevante Inhalte und passt diese automatisch auf die optimale Größe an. Dabei entfernt die Technologie überflüssige Leerräume.

✓ Dokumente werden kompakter, strukturierter und sind sowohl für Mensch als auch Maschine besser lesbar.

 💡Kein manuelles Bearbeiten mehr.

Unser 6-Schritte-Plan zu automatisierten Workflows

So funktioniert die Zusammenarbeit mit WEKO

WEKO verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und vereint tiefgehende Expertise in ERP-, HR- und Enterprise Content Management-Systemen. Als zertifizierter Partner für Sage, DocuWare und JobRouter verbinden wir Systeme wie Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement und Workflowsteuerung zu einer durchgängigen, verlässlichen Prozesslandschaft.

Wir hören zu und entwickeln genau das, was Sie brauchen.

Nahtlose Integration
Egal ob FiBu, ERP, CRM, HR oder andere Systeme – wir sorgen für eine perfekte Verbindung.

Erfahrung & Expertise
Mit 30 Jahren am Markt wissen wir, was funktioniert – und was nicht.

Persönliche Begleitung
Wir sind an Ihrer Seite – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen GoLive.

1.

Prozessaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Optimierungspotenziale.

2.

Lösungserstellung

Auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir ein passgenaues Lösungskonzept.

3.

Implementierung

Wir installieren und konfigurieren Ihr Dokumentenmanagement-System und Ihre Dokumentenprozesse so, dass sie genau auf Ihre Bedürfnisse passen.

4.

Test & Training

Wir testen alle Funktionen und schulen Ihre Key User, damit alles reibungslos läuft.

5.

Übergabe

Wir übergeben Ihre Anwendungen und weisen Ihre Mitarbeiter umfassend ein.

6.

Go-live

Ihr System geht live – perfekt abgestimmt auf Ihre Prozesse.

Bis zu 70% Kosten sparen durch Automatisierung &
KI-gestüzte Dokumentenverarbeitung.
Durch Automatisierung & KI bis zu 70% Kosten sparen

In 3 Schritten zur kostenfreien
Erstberatung

 

1. Wunschtermin auswählen
 
2. Ihre Kontaktdaten eingeben
 
3. Absenden


Ihre Terminbestätigung wird per E-Mail zugeschickt.

 

Das sagen unsere Kunden

„Die Kommunikation mit WEKO war einwandfrei. Unsere Anforderungen wurden erfüllt und die Systeme perfekt auf uns zugeschnitten. Unsere Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Dokumentenablage wurden vollständig digitalisiert."

Ute Hallau Geschäftsführerin Mobile-Hubtechnik, Kranarbeiten und Transporte GmbH

„Die Arbeit mit DocuWare ist für uns täglich Brot – das System begleitet uns seit über einem Jahrzehnt und gemeinsam mit WEKO haben wir es immer weiterentwickelt. Trotz einiger Herausforderungen hat am Ende alles gut funktioniert – und man kann sich heute kaum mehr vorstellen, ohne zu arbeiten.“

Achim Gottfried Leiter Datenverarbeitung, Adolf Gottfried Tonwerke GmbH

"Ein Projekt dieser Art würden wir stets erneut mit WEKO abwickeln, da der Dienstleister komplett überzeugen konnte. Andere Leistungen des Anbieters würden wir auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Es wird nicht nur verkauft, sondern das gesamte Projekt fachlich begleitet. Auch als Bestandskunde fühlen wir uns sehr gut betreut.”

Jürgen Frenzel Projekt Management Kindeswohl-Berlin gGmbH

„Die Transparenz der Abläufe hat sich enorm verbessert und das macht es der Geschäftsführung deutlich einfacher, alles im Blick zu behalten.“

Wolfgang Hüllenkremer Qualitäts- und Umweltmanager bei der WASEL GmbH

„Der einfach zu verstehende und durchzuführende Prozess der Rechnungsfreigabe hat uns besonders begeistert.“

Christoph Lueg ERP-/IT-Administrator bei Amefa Stahlwaren GmbH

„Dank des Einsatzes der WEKO DMS-Lösung hat sich nicht nur unsere Effizienz drastisch verbessert, sondern wir erleben auch täglich die Vorteile einer optimierten, papierlosen Arbeitsumgebung. Dieser Schritt in die digitale Zukunft hat unsere Arbeitsprozesse vereinfacht und unsere Kundendienstqualität auf ein neues Level gehoben.”

Dr. J. Wedler Inhaber Hubertus & St. Nikolai Apotheke

„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“

Anni Lürkens Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

Über WEKO:
Mit über 30 Jahren Erfahrung bieten wir erstklassige Digitalisierungs- und Beratungsdienstleistungen!

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